Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Гост по оформлению документов 2020 заявление

Гост по оформлению документов 2020 заявление

Гост по оформлению документов 2020 заявление

Приказы по основной деятельности – как правильно составить


»

Введение национального стандарта по делопроизводствуотложено на год –до 1 июля 2020 г. Документ должен был вступить в силу уже в этом году, однако срок был перенесен после обращения технического комитета по стандартизации

«Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов» должен был начать действовать с 1 июля 2020 г. Однако Приказом Росстандарта от 25 мая 2020 № 435-ст его вступление в силу отложено.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу с 1 июля 2020 г. До этой даты будет применяться старый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» Новый ГОСТ вступит в силу 1 июля 2020 года согласно

.В ГОСТе Р 7.0.97-2016, утвержденном Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, имеется множество поправок в порядок оформления договоров, писем, бланков и прочих организационно-распорядительных документов. Его действие распространяется не только на письменный (бумажный), но и на электронный формат.Указанный документ признан национальным стандартом, хотя и не имеет статус обязательного к применению для всех организаций, включая индивидуальных предпринимателей.

Переход на новые единые правила оформления кадровой документации поспособствует уменьшению споров с контролирующими органами. Также данный ГОСТ содержит новшества, что должны упростить работу кадровых служб.Поскольку приятие документа носит добровольный характер, то всю используемую в организации документацию переделывать к 01.07.2018 г. не нужно. Это необходимо делать только тем юрлицам и ИП, чье руководство приняло решение о переводе делопроизводства на новые рельсы.

В принципе, данный ГОСТ можно использовать уже сейчас.ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.Что такое делопроизводство и документооборот (2019)?

Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.Выделяют три вида документопотока:

  1. исходящий (направленный из организации);
  2. входящий (поступающий в организацию);
  3. внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

  1. приказы по административно-хозяйственным вопросам.
  2. приказы по личному составу;
  3. приказы по основной деятельности;

Важно!

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании.

Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т.
Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т.

д.).Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

  1. эксплуатация зданий и помещений;
  2. создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  3. соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  4. транспортное обслуживание;
  5. вопросы безопасности (см. пп. 532-616 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, далее — перечень № 236).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.Работа с документами в организации делится на этапы.

  1. предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  2. обработка, исполнение, подготовка ответов;
  3. контроль исполнения.
  4. прием и первичная обработка;
  5. регистрация;
  6. рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  1. регистрация;
  2. разработка, оформление;
  3. отправка.
  1. обработка, исполнение, подготовка ответов;
  2. разработка, оформление;
  3. контроль исполнения.
  4. регистрация;
  1. хранение.
  2. учет и анализ объемов документооборота;

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота.

Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.Читать дальше: Кто должен ремонтировать стояк отопления в квартиреВ нем определены понятия, используемые в статье:

  • Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
  • Реквизит документа — элемент оформления документа.
  • Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.

Важно!

Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению.В указаниях по применению перечня № 236 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см.

примечание 1 к перечню № 236).Однако существуют организации, которые не выступают в качестве источников комплектования госархивов (см. приложение 3 к Методическим рекомендациям…, согласованным ЦЭПК при Росархиве 30.10.2012).

Такие организации должны хранить приказы по основной деятельности до ликвидации самой организации. Далее проводится экспертиза и отбор необходимой документации с целью ее передачи на постоянное хранение в регламентированном порядке (см.

п. 6.2 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).В случае реорганизации предприятия с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы должны быть переданы последней в порядке правопреемства и включены в ее архивный фонд. Документы постоянного хранения (в т. ч. распорядительная документация по основной деятельности) и по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в надлежащем состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (п.
ч. распорядительная документация по основной деятельности) и по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в надлежащем состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (п.

2.7 приказа № 526).Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа.

Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  1. величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  2. абзацный отступ;
  3. максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  4. выравнивание текста;
  5. оформление титульного листа.
  6. правила выделения полужирным текстом;
  7. предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  8. номера страниц;

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  1. наименование структурного подразделения — автора документа;
  2. отметка об электронной подписи;
  3. гриф ограничения доступа;
  4. наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.С 1 июля 2020 года оформлять документы нужно будет по правилам нового ГОСТа по делопроизводству и документообороту. Стандарт должен был начать действовать летом 2020 года, но введение изменений отложили.С 1 июля 2020 года вступает в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту, ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Изменения в сфере оформления документов коснутся всех компаний, независимо от их рода деятельности. Новые правила будут действовать вместо правил ГОСТ Р 6.30-2003.Читать дальше: Может ли председатель снт продавать заброшенные участкиОтныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа.

При необходимости в правом верхнем углу может присутствовать ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении.

Но в подписи их по-прежнему нужно размещать перед фамилией.С 1 июля 2020 года организационно-распорядительные документы оформляют по новым правилам.
Расскажем, что изменилось, после вступления в силу нового ГОСТ по делопроизводству.Скачайте полезный документ:Помимо списка реквизитов, скорректировали их состав и требования к оформлению:

  • Реквизит «Дата документа» (10). Если месяц в документе обозначают словом, а не цифрами, день можно написать без нуля. Например: «5 июня 2020 года», а не «05 июня 2020 года».
  • Реквизит «Отметка об исполнителе» (25). Здесь нужно прописать полностью фамилию, имя, отчество исполнителя, а также указать номер его телефона. Также сведения об исполнителе можно дополнить названием его должности, указанием подразделения, где он работает, электронным адресом.
  • Реквизит «Адресат» (15). Его состав расширили. Если компания отправляет обычное письмо, в реквизите все равно проставляют адрес электронной почты. А вот если письмо уйдет по факсу или е-mail, не нужно отмечать полный адрес получателя, достаточно номера факса или электронного адреса. В письма должностным лицам можно ставить «г-ну» или «г-же».

Читать дальше: Если управляющая компания не реагирует на заявлениеТакже согласно ГОСТ с 01.07.2018 в делопроизводстве начнут действовать новые правила по оформлению документов.

Для текста предпочтительно использовать:

  1. отступ 1,25 см.
  2. интервал 1-1,5;
  3. шрифты Times New Roman (размер 13–14), Arial (размер 12–13), Verdana (размер 12–13), Calibri (14);

Страницы документов должны быть пронумерованы, если их больше одной.

Нумеруют в середине поля на расстоянии не менее 1 см от верхнего края листа. Допускают двустороннюю печать документа.
При этом левое поле на лицевой стороне и правое на оборотной должны совпадать по ширине.ГОСТ по делопроизводству вводит в 2020 году новые правила для удостоверения копий трудовых книжек:

  • Оттиск печати в копии не должен соприкасаться с подписью. Нужно, чтобы печать «легла» на часть названия должности (не менее 80%). Оттиск нельзя ставить между должностью заверившего и его фамилией.
  • На копиях для внешнего пользования нужно указать место хранения оригинала трудовой. Отметку о заверении следует подкрепить печатью или штампом компании. Штамп изготавливают специально для заверения таких копий: в его тексте указывается то же адрес хранения оригинала, что и в самой копии.
  • На копиях для внутреннего пользования ставят «Верно», указывают должность заверяющего и дату заверения. Также заверяющий расписывается и делает расшифровку подписи.
  • Отметку о заверении ставят в копии документа под реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ без подписи.

Добрый день!

Так ввели новый гост по делопроизводству (2016)) или еще нет?( 1 оценка, среднее 4 из 5 )Понравилась статья?
Поделиться с друзьями: Поиск: © 2020 Закон за вас

Рубрики

Наступил 2020 год, а в отделе снабжения по-прежнему пишут ответы на вопросы контрагентов не на утвержденном бланке организации, маркетологи формируют имиджевые письма без обязательных реквизитов, а на жалобу покупателя отвечают и менеджер по продажам, и менеджер по работе с клиентами, дважды регистрируя одно и то же письмо-ответ с разными регистрационными номерами?

Хватит это терпеть! Пора собраться с силами и навести порядок в письмах организации.

Статья поможет вам разобраться с особенностями такого документа, как деловое письмо, а также вдохновит объяснить коллегам четкие правила.

В новом цикле статей

«Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы»

помогаем секретарям, делопроизводителям и помощникам руководителя просто и быстро привести систему делопроизводства организации в соответствие с последними требованиями законодательства. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА В работе с деловыми письмами организации используйте следующие делопроизводственные и архивные документы:

  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010).
  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.
  • Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации).

КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ Деловое письмо – обобщенное наименование группы информационно-справочных документов, оформляемых на специальном бланке (бланке письма) и используемых для обмена информацией между организациями и организациями и гражданами. Содержание, особенности подачи текста, наличие и отсутствие тех или иных реквизитов зависят от вида письма.

Видов писем много, их классифицируют по содержанию и носителю (Схема 1).

Виды писем по содержанию По содержанию письма бывают информационные и имиджевые.

Основная цель информационных писем – зафиксировать обмен важной информацией, которая влияет на рабочие процессы организации, поэтому самое главное в них – содержание. Каждое слово в этих письмах может повлечь за собой даже правовые последствия. Основная цель имиджевых писем – зафиксировать благодарность, извинение, поздравление при деловом взаимодействии.

Чаще всего такие письма создают для формирования положительной репутации. Юридическая сила таких писем незначительная, однако косвенно или в совокупности с другими мерами они могут помочь организации, например, найти новый канал продаж, начать общаться с крупным поставщиком или уладить конфликт с обиженным покупателем.

Некоторые организации, которые пристально следят за своим образом в деловой среде, создают собственные правила деловой переписки с клиентами, контрагентами, работниками. Вид делового письма зависит от того, о чем его текст. Перечислить все виды невозможно, приведем самые популярные из них в Схеме 2.

Виды писем по носителю Каждый знает, как выглядят бумажные письма. Их создают на специальных бланках организации и отправляют адресатам по почте. С электронными письмами все не так просто, потому что понятие «электронное письмо» размыто.

Нет четкого и однозначного определения, что является электронным письмом, по каким каналам связи оно должно быть передано, какими характеристиками должно обладать.

Электронным письмом может быть и письмо на электронном бланке, и WhatsApp-сообщение. Советуем организациям, которые общаются с помощью электронных почтовых служб и мессенджеров, договориться, какие именно сообщения в их коммуникации будут электронными письмами и какое юридическое значение они будут иметь. Представим в Таблице 1 основные виды электронных писем и их юридическую силу.

Безусловно, письмо на электронном бланке, подписанное усиленной квалифицированной подписью руководителя, – это электронное письмо. Такие письма подходят для общения и с другими организациями, и с органами государственной власти, и с физическими лицами (правда, только по особому указанию или разрешению последних).

Все остальные варианты, приведенные в таблице, корректно считать официальным способом передачи информации (только при условии, что стороны об этом договорились). Чтобы правильно подготовить деловое письмо, следуйте Алгоритму 1.

■ Отправной точкой процесса создания любого делового письма становится соответствующее задание должностного лица или инициатива исполнителя, которого удобнее называть автором.

Исполнитель отвечает за своевременную подготовку и отправку письма. ■ До подписания руководителем деловое письмо является проектом документа.

Оно станет полноценным документом только после подписи руководителя. Чтобы подготовить проект делового письма, нужно:

  1. выбрать бланк письма.
  2. написать текст делового письма;
  3. собрать необходимую информацию;

В конце этого этапа проект делового письма готов к подписанию директором.

■ Перед подписанием проект делового письма необходимо согласовать – то есть предъявить его должностным лицам, имеющим отношение к рабочим вопросам, о которых идет речь в тексте документа. Каждый согласующий должен ознакомиться с проектом и, если согласен с ним, поставить свою визу.

Отправляйте документ на подпись директору только полностью согласованные проекты документов.

■ Подписать деловое письмо – то есть придать документу юридическую силу и превратить проект документа в полноценный документ.

Неподписанные деловые письма нельзя отправлять адресатам: они недействительны, так как это еще даже не документы. ■ Зарегистрировать деловое письмо – то есть внести информацию о документе в базу данных всех документов организации.

Нельзя отправлять незарегистрированные письма, равно как нельзя регистрировать их до подписания.

■ Отправить деловое письмо – значит довести документ до адресата. Основными каналами отправки писем являются нарочная доставка (курьер), почта, электронная почта, факс. Исполнитель выбирает тот или иной канал доставки корреспонденции самостоятельно либо на основании договоренности с адресатом.

■ После отправки оригинальный экземпляр письма направляют в дело – то есть помещают в соответствующую папку согласно номенклатуре дел организации.

3 Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.3.3.

Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.(п. 3.3 в ред. , утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)(см. текст в предыдущей редакции)3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.Интервал между буквами в словах — обычный.Интервал между словами — один пробел.3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.3.6 Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.3.7 Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

Титульный лист документа оформляется в соответствии с . Открыть полный текст документа

2020: год с подвохом, или Как правильно оформлять даты в документах текущего года?

Анонсы 9 ноября 2020 Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ».

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

24 ноября 2020 Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. 5 февраля 2020 Дата является одним из важных реквизитов любого организационно-распорядительного документа (будь то уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и т.п.).

В соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «» (утв.

) дата считается реквизитом, обозначающим время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

Как правило, с ней связывается срок вступления документа в силу (если в самом тексте не имеется оговорки об ином моменте начала его действия), от нее же может зависеть и срок действия документа.

Кроме того, правильность проставления даты имеет важное правовое значение, в том числе, для последующего разрешения возможных конфликтов с контрагентами (например, в целях исчисления сроков исковой давности и т.п.).

Несмотря на то, что общих норм, обязывающих проставлять в документах дату их составления, нет (за исключением отдельных законодательных положений, предусматривающих дату в качестве обязательного реквизита документа, – например, ), для большей определенности целесообразно все же указывать ее.

Какие опасности таит в себе 2020 год? На практике встречаются случаи, когда лица, составляющие документы, в целях сокращения длины написания даты применяют формат ее написания арабскими цифрами через точку при неполном указании года – например, вместо «23.08.2019» указывают «23.08.19». Если для прошлого года такое написание не представляло особой угрозы (хотя юридически и не являлось правильным), то год 2020 такую опасность таит.

Так, не исключено, что при спорных ситуациях контрагент может приписать к дате числовую комбинацию, характеризующую прошлые годы, в результате чего, к примеру, вместо «21.01.20» получится дата «21.01.2016». Такая «поправка» может иметь неблагоприятные последствия – например, станет невозможным предъявление иска к недобросовестному контрагенту в силу истечения сроков исковой давности и т.п. (не говоря уже о том, что добросовестной стороне договора придется доказывать в суде правильность указания даты именно в его экземпляре договора).

Какие правила учитывать при оформлении даты в документе? Чтобы избежать неприятностей и обезопасить себя от возможных ошибок при оформлении документов в части указания в них даты, органам власти, юрлицам и ИП следует руководствоваться положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), утв.

. В нем, в частности, содержатся положения, согласно которым дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в нем.

При этом уточнено, что документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Что касается конкретных правил оформления даты, то предусматривает вариативность способов. Так, дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из способов:

  1. арабскими цифрами, разделенными точкой (05.02.2020);
  2. словесно-цифровым способом (5 февраля 2020 г.).

Напомним, эти правила применяются на добровольной основе для оформления любых организационно-распорядительных документов, в том числе включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Они распространяются на документы на бумажном и электронном носителях ().

Чем грозит указание в договоре даты его заключения, отличной от фактической (заключение договора «задним числом»)? Узнайте из материала

«Дата и место заключения гражданско-правового договора»

в «Энциклопедии решений.

Договоры и иные сделки» системы ГАРАНТ. Получите на 3 дня бесплатно! Стоит отметить, что указанные правила актуальны и при утверждении документа распорядительным документом.

Так, гриф утверждения, состоящий из слова «Утвержден» («Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, и наименования распорядительного документа, должен содержать дату, проставляемую по установленному формату, а также номер. Можно привести следующие примеры: (Регламент) Утвержден приказом АО «Профи» от 5 февраля 2020 г. № 82 (Правила) Утверждены приказом АО «Профи» от 5 февраля 2020 г.

№ 83 Аналогичные рекомендации по оформлению даты документа содержатся в , утв. . Помимо общей нормы, идентичной положению из , в ней дополнительно содержатся примеры оформления даты в письмах зарубежным адресатам. В последнем случае дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (например: 5 февраля 2020 г.).

А при составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2020, February 5). Не следует забывать, что в инструкциях по делопроизводству при описании правил оформления даты документа может быть учтена специфика конкретных госорганов и организаций.

Например, в , утв. , конкретизировано, что датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии – это день его принятия; для протокола – дата заседания (принятия решения); для акта – дата события.

При этом изданные органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями документы должны иметь одну (единую) дату – дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ. Работникам прокуратуры предписывается оформлять даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц записываются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой в обязательном порядке ставится ноль (например: 05.02.2020).

Это правило имеет принципиальное значение, поскольку предотвращает возможность подстановки дополнительной цифры к той, что указывает на день месяца (например, вместо 5.02.2020 может получиться 15.02.2020 или 25.02.2020).

Также в числе нюансов оформления даты – место ее указания. Дата может быть указана не только в «шапке» документа как признак его индивидуализации (это актуально для случаев одновременного подписания документа сторонами), но и в конце документа по итогам подписания его последней из сторон.

Причем ограничений в части проставления даты нет даже для выходных или праздничных дней, о чем свидетельствует судебная практика – .

*** Таким образом, в 2020 году лицам, ответственным за составление организационно-распорядительных документов, рекомендуется уделить особое внимание правильности оформления даты в них.

Обращать внимание на формат даты следует и ответственным за подписание документа лицам.

Ведь соответствующее правилам ГОСТ и инструкциям по делопроизводству оформление дат позволит обезопасить госорганы, организации и ИП от лишних неприятностей и будет препятствовать совершению контрагентами или должностными лицами недобросовестных действий.

Теги: , , , , , , , Источник: Документы по теме:

  1. Национальный стандарт РФ «»
  2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «»
  3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «»

Читайте также: Следующим шагом будет признание утратившими силу более 3,5 тыс. правительственных актов СССР. В материале собраны и сгруппированы по темам наиболее важные и интересные тезисы о заработной плате, отпусках, увольнении, трудовых книжках и т.п.

Вместе с отчетностью организации должны представить и аудиторское заключение по ней Законодательством не предусмотрено аннулирование этих документов, однако стороны могут договориться не учитывать правовых последствий ошибочно составленного документа. © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.

Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС».

Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д.

1, стр. 77, . 8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок) Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб.

3136), . Реклама на портале. Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Документооборот. Требования к оформлению документации 2020

Гончарова Наталья Автор PPT.RU 26 мая 2020 ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу .

Изменился статус ГОСТ р 6.30-2003 на 2020 год — он отменен и в 2020 году не действует. К базовому документу Федеральное архивное агентство разработало по его применению.

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но отсрочил внедрение на полтора года. Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и . Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов. Новый стандарт устанавливает ряд новых требований к документообороту, отличающихся от тех, что были приведены в старом.

К наиболее важным относятся:

  • Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.
  • Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  • Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.

Стандарт-2020 отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Почти весь документооборот теперь ведется на компьютере. Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа.

Сейчас поля в документе по госту 2020 оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 ГОСТ). Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2018 наименования шрифтов убраны.

Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места.

А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.

И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п.

3.5 ГОСТ). Например, приказ по новым правилам выглядит так: Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней.

Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты. Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник.

Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится.

Последний обязательный реквизит — печать компании. Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2020, — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали.

А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  1. срок его действия.
  2. надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  3. Ф.И.О. его владельца;
  4. номер сертификата ключа;

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации. Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа.

При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении.

Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией. Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: это может быть типовая инструкция по делопроизводству 2020, , . Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: НОВОСТИ ЮРИСТУ: ОБЗОРЫ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

ГОСТ Р 1.2-2020 Стандартизация в Российской Федерации.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+