Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как писать комментарий на жалобу в кафе письменном виде образец

Как писать комментарий на жалобу в кафе письменном виде образец

Как писать комментарий на жалобу в кафе письменном виде образец

Образцы ответов на жалобы клиентов в книге отзывов и предложений


Книга отзывов и предложений является необходимой на предприятиях торговли и общественного питания. Её наличие регулируется законом «О правах потребителей», поэтому заведение не в праве вести свою деятельность, если книга отсутствует. Кроме того, для успешного развития бизнеса сотрудники обязаны прислушиваться к мнениям клиентов, т. к. это позволяет развиваться и привлекать новых людей.

Особую роль следует уделить жалобам, на которые в случае проверки Роспотребнадзор обращает наиболее пристальное внимание.

Умение правильно реагировать на указанные клиентами недочёты позволит улучшить эффективность работы и поможет избежать возможных проблем с законом. Как правильно написать ответ на жалобу клиента в книге отзывов и предложений?

Образцы и примеры приведем ниже. О перечне обязательных документов для уголка потребителя в магазине вы можете узнать из нашей статьи.

к содержанию ↑ Виды обращений В книге отзывов и предложений можно встретить записи трёх видов:

  1. предложения по улучшению работы.
  2. благодарности и положительные отзывы;
  3. жалобы и указания на нарушения;

Некоторые обращения клиентов могут состоять из нескольких блоков и совмещать в себе записи двух или даже трёх видов. Чаще всего люди делятся отрицательными впечатлениями от посещения заведения: рассказывают о явных нарушениях, сообщают о неподобающем поведении персонала, жалуются на грязь и беспорядок. Многие вносят предложения по расширению ассортимента, корректировке часов работы, расстановке стеллажей и т.

д. Совсем редко встречаются просто положительные отзывы и слова благодарности в адрес заведения или работников. к содержанию ↑ Как правильно писать жалобу? Каждая книга жалоб и предложений должна содержать инструкцию по ведению, которая располагается на её первых страницах.

Это правило регулируется специальной инструкцией, выпущенной Министерством торговли и промышленности Российской Федерации.

При этом нет обязательных требований, предъявляемых к формату жалобы (кроме того, что для нового обращения отводится отдельная страница), но лучше придерживаться некоторых принципов, чтобы запись действительно была не бесцельной:

  • Следует указать дату и время, когда было зафиксировано нарушение или неподобающее поведение сотрудника.
  • Жалобу не стоит оставлять анонимно: следует указать свои контактные данные и имя.
  • Желательно избегать грамматических ошибок, писать разборчиво и понятным языком, не использовать грубую лексику.
  • Запись должна чётко описывать сложившуюся ситуацию, быть достаточно ёмкой без ухода от темы.
  • Стиль письма должен быть официально-деловым.

Многие люди пишут жалобы без указания своих контактных данных, но в данном случае администрация не сможет связаться с человеком для возможного уточнения деталей. Если последует служебное разбирательство, которому станет основой запись в книге отзывов и предложений, то предприятию надо знать, как связаться с клиентом.

Необязательно оставлять номер домашнего или мобильного телефона: регулярно проверяемая электронная почта тоже подойдёт. Какие товары не подлежат обмену или возврату в магазин?

Ответ узнайте прямо сейчас. к содержанию ↑ Как написать благодарность?

Благодарность пишется по тем же принципам, что и жалоба:

  • Сообщить своё имя и оставить контактные данные (по желанию).
  • Чётко расписать то, что так порадовало клиента.
  • Надо открыть новую страницу в книге отзывов, указать дату и время.

Чтобы благодарность была более конкретной, стоит хвалить заведение за определённые вещи, избегая общих фраз. Администрация ценит те комментарии, которые содержат более узкую информацию: в магазине хорошие просторные проходы, салат «Оливье» очень вкусный, персонал вежливый, администратор помогла быстро решить проблему и т. п. Это необходимо для того, чтобы предприятие знало свои сильные стороны.

к содержанию ↑ Правила составления ответа На все ли обращения необходимо отвечать?

Закон регулирует необходимость ответа на все записи, оставленные в книге отзывов клиентами. Если информация носит благодарный характер, то достаточно отметить, что обращение получено и учтено.

Уведомлять потребителя в письменной форме или по телефону в данном случае напрямую не требуется. А вот когда оставлена жалоба, при наличии оставленных контактных данных сообщить о ходе её рассмотрения стоит незамедлительно.

В какие сроки необходимо ответить на жалобу и какова ответственность за их нарушение? Книга жалоб должна проверяться регулярно, чтобы у предприятия была возможность в оговоренные законом сроки ответить на претензию. В течение двух дней после написания обращения администрация должна ответить на соответствующей странице о том, что информация принята к сведению и на её основании пройдёт разбирательство.

Если клиент указал свои контактные данные (адрес или номер телефона), то в течение пяти дней после того дня, когда он оставил жалобу, с ним обязан связаться представитель компании и сообщить о рассмотрении сложившейся проблемы.

Когда случай серьёзный, компания может продлить срок разбирательства до 15 суток. Если по истечении этого времени с потребителем никто не связался, он имеет право сообщить о нарушении в Роспотребнадзор, и в заведение придёт проверка.

к содержанию ↑ Как ответить на обоснованную претензию? Форма ответа на жалобу не регламентирована, пишется в свободной форме в соответствии с общепринятыми нормами. Негласное правило ответа на любой вид записи говорит о том, что клиента необходимо поблагодарить за обращение, т.

к. его мнение помогает улучшить качество работы предприятия. Если потребитель подробно расписал ситуацию, то он в первую очередь помог фирме стать лучше.

Следует также указать, какие именно меры были приняты после его замечаний.

В завершении можно извиниться за возникший конфликт, который и заставил потребителя обратиться к администрации через книгу жалоб. Примерный ответ на обоснованную претензию может быть следующим: «Благодарим Вас за обращение!

Ситуация, которая произошла с Вами в нашем заведении 21.01.15 является для нас крайне неприятной, ведь мы всегда дорожили своими клиентами и предъявляли высокие требования к нашему персоналу. На основании жалобы было проведено служебное расследование, в результате которого факт неподобающего поведения со стороны Ивановой С. С. был доказан. На неё наложено дисциплинарное взыскание, и мы надеемся, что подобное больше не повторится.

Приносим свои извинения за предоставленное неудобство, будем рады видеть вас вновь!

С уважением, директор по персоналу Павлова М.

М.». О правилах написания и подачи коллективной претензии читайте здесь. к содержанию ↑ Нужно ли реагировать на необоснованное заявление? Если клиент высказал необоснованную претензию, ни в коем случае нельзя сообщать ему об этом. При рассмотрении жалобы, когда она действительно не имеет логического обоснования, достаточно поблагодарить потребителя за его мнение и сказать, что к нему прислушались и вопрос будет рассмотрен.
При рассмотрении жалобы, когда она действительно не имеет логического обоснования, достаточно поблагодарить потребителя за его мнение и сказать, что к нему прислушались и вопрос будет рассмотрен. Если при своём обращении клиент оставил контактные данные для обратной связи, представитель предприятия обязан написать или позвонить, чтобы сообщить об этом лично.

Что можно отнести к необоснованным претензиям: отсутствие скидок в магазине эконом-класса, слишком острая еда в ресторане индийской кухни, сотрудник мясного отдела не может проконсультировать покупателя об ассортименте стиральных порошков и т.

п. Крайне важно подсказать недовольному клиенту, как его проблемы можно будет избежать в будущем, но не стоит говорить о том, в чём конкретно он неправ, обратившись в книгу жалоб.

к содержанию ↑ Как сформулировать ответ на благодарность? Чтобы написать ответ на благодарность довольного клиента, достаточно поблагодарить его от лица заведения.

Иногда книга отзывов используется при выдаче денежных премий, учитывается при выборе «сотрудника месяца» или других поощрительный кампаний.

Если фирма практикует такие программы, то можно указать в ответе на благодарность, что обращение данного потребителя будет учтено при рассмотрении будущего поощрения. Например, текст может быть следующим: «Благодарим Вас за доверие к нашему магазину!

Ваши слова о высоком профессионализме сотрудника Петрова А. А. учтены и могут повлиять на нашу корпоративную программу внутренних поощрений.

Надеемся увидеть вас вновь!» Итак, что же важно запомнить про книгу отзывов и предложений:

  1. на все без исключения сообщения администрация должна ответить в самой книге;
  2. форма ответа в самой книге жёстко не регламентирована, и сотрудник в праве отвечать в свободной форме.
  3. если запись оставлена в виде жалобы, её необходимо рассмотреть и отчитаться перед потребителем, связавшись с помощью оставленных им контактных данных (когда они указаны);

Компания не должна относиться к книге отзывов и предложений исключительно как к инструменту контроля со стороны вышестоящих органов. При грамотном ведении бизнеса это прекрасный инструмент, чтобы увидеть работу своего предприятия глазами клиента, устранить недостатки и подчеркнуть сильные стороны. Если администрация прислушиваться к потребителю, то он будет вновь и вновь обращаться к услугам этого предприятия и рекомендовать его другим.

О необходимости книги жалоб и предложений на предприятиях торговли и общественного питания вы можете узнать из видео:

Как правильно написать ответ на жалобу клиента?

В зависимости от места направления жалобные обращения граждан могут быть:

  1. поданными субъектам хозяйствования, то есть любым частным предприятиям и организациям.
  2. судебными;
  3. поданными в государственные организации;

О последнем виде и пойдет речь далее.

Чаще всего клиенты собираются пожаловаться по следующим причинам:

  • Гражданин собирается обращаться с проблемой в и ему нужно подтвердить факт переписки.
  • Гражданин неудовлетворен устными переговорами.
  • Стоит упомянуть и тот факт, что существует такая прослойка граждан, которые жалуются ради жалобы. Однако, их обращения не стоит оставлять без внимания, поскольку именно они способны принести максимально много проблем.

Обращения также могут быть:

  • Устными.
  • Оставленными в и предложений.
  • Оставленными на онлайн-сервисах или присланные на электронную почту.
  • Написанными и поданными на .

Чтобы избежать проблем в дальнейшем, лучше отвечать на каждую жалобу.

В книге жалоб и предложений должны быть ответы на каждое из посланий клиентов, необходимо в течение пяти рабочих дней с момента их появления. Лучше всего выработать стандартный механизм для жалобных обращений:

  • Написать .
  • Опросить персонал.
  • При необходимости провести исследования или , служебные проверки.
  • Принять решение по факту жалобы. При положительном исходе исправить ситуацию: , , извиниться и т. д.
  • Изучить сведения, предоставленные клиентом в документе. В случае неясных моментов лучше при возможности связаться с гражданином и уточнить детали.

В ответе на клиента должна отражаться такая информация, как:

  1. подтверждение рассмотрения обращения адресата;
  2. перечень приложений, если они имеются;
  3. дата, подпись, печать.
  4. наименование организации, адрес, контактные данные;
  5. описание действий, направленных на устранение проблемы, или мотивирование отказа.

    В последнем случае лучше ссылаться на нормативно-правовые акты, которые подтверждают законность решения;

  6. описание проблемы с позиции организации;
  7. ФИО адресата;
  8. ФИО и должность отвечающего;

Законом не предусмотрена особая форма ответа на жалобу, поэтому можно воспользоваться стандартными правилами деловой переписки. Образец ответа на жалобу клиента можно посмотреть .

Правила составления ответа:

  1. бумага должна убедить адресата, что проблема устранена. Если это можно подтвердить какими-то документами, их копии следует приложить;
  2. отказ должен быть серьезно аргументирован;
  3. документ должен быть написан деловым стилем, без эмоциональных оборотов, грубостей, угроз. Обращаться к адресату следует с уважением, поблагодарить за обращение;
  4. ответ необходимо предоставить как можно быстрее, законом предусматривается срок от десяти дней до месяца.

Ответ должен быть пропорционален самой жалобе, то есть если она была оставлена в книге жалоб и предложений, то и отвечать необходимо туда же; если получена онлайн, то отреагировать уместно там же. Ответ на жалобу, оставленную или присланную в письменном виде на отдельном листе, следует отправить по почте, с уведомлением. Законом не предусмотрена ответственность за игнорирование жалобы, однако, следует помнить, что гражданин, не получив ответ, может обратиться в надзорные органы: , или подать иск в суд, что повлечет за собой не только (штраф), но может повлиять и на репутацию организации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии . Это бесплатно. Юрист. Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителейПодпишитесь на нас в

Автор: ZakonGuru Поделиться 0 0

Как написать опровержение на жалобу образец

22 сентября, 2020 в 9:13 пп Рубрика: Просмотры: 10 Среди всего многообразия обращения граждан можно выделить один из основных видов – жалобу.

С помощью нее мы можем достигнуть желаемого, наказать виновных, добиться ускорения сроков исполнения каких-либо действий. Соответственно, ответы на жалобы (по образцу) должны быть не только грамотно построенными, но и законодательно аргументированными.

В этом вам поможет данная статья.

Перед тем, как перейти к теме статьи, стоит рассмотреть понятие жалобы и ее виды, поскольку во многом от понимания ее сути зависит построение правильного ответа, а значит и репутация вашей компании. Жалоба – это разновидность обращения гражданина к физическому или юридическому лицу, в тексте которой содержится требование об устранении нарушений прав и интересов.

Жалоба – это разновидность обращения гражданина к физическому или юридическому лицу, в тексте которой содержится требование об устранении нарушений прав и интересов. Пример жалобы и ответа на нее сейчас достаточно легко найти в интернете, но нельзя забывать, что каждый случай индивидуален. В настоящее время можно классифицировать виды жалоб по разным признакам.

По количеству лиц-заявителей:

  1. коллективная жалоба.
  2. индивидуальная;
  1. к юридическим лицам (в государственные органы).
  2. к физическим лицам (например, индивидуальным предпринимателям);
  1. в сфере ЖКХ;
  2. в потребительской сфере (от клиента – исполнителю, в Роспотребнадзор);
  3. судебные жалобы и пр.

Отдельно стоит остановиться на разновидности судебных жалоб.

  1. в арбитраже;
  2. в гражданском праве;
  3. в уголовном праве;
  4. по Кодексу административных правонарушений РФ;
  5. по Кодексу административного судопроизводства РФ и т. д.

В соответствии с этапами судопроизводства:

  1. в кассации;
  2. частная жалоба.
  3. в надзорную инстанцию;
  4. в апелляции;

Таким образом, данный список можно продолжать очень долго, поскольку критериев очень много. В данной статье приведена только основная классификация.

Общее право на подачу жалобы предусмотрено в п.

4 ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ

«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

. При этом, в зависимости от вида жалобы, для каждой существуют специальные законодательные акты. Например, при оформлении, подаче и рассмотрении судебных жалоб применяются ГПК РФ, АПК РФ, УПК РФ, КоАП РФ, КАС РФ и иные кодексы.

Так, обращения граждан-потребителей к производителям, продавцам и исполнителям рассматриваются в соответствии с нормами Закона РФ «О защите прав потребителей», жалобы в сфере ЖКХ – на основании Жилищного кодекса РФ и иных нормативно-правовых актах в данной области.

Для наглядности стоит продемонстрировать стандартный образец ответа на жалобу гражданина.

Новгородская область, г. Боровичи, ул.

Ленина, д. 8 Исх. № 58 от 08 января 2016 на вх. № 45 от 25 декабря 2015 адрес: Новгородская область, Боровичский район, д. Коегоща, Уважаемый Петр Вениаминович!

Настоящим сообщаем, что Ваша жалоба от 25.12.2015 рассмотрена. По фактам, изложенным в данном обращении, нами была проведена внутренняя проверка в организации, в ходе которой указанные Вами обстоятельства не подтвердились. Все сотрудники нашей компании имеют высокий уровень квалификации, прошли многоэтапное обучение и соответствующую практику, нарушений трудовой дисциплины и этики выявлено не было.

Приносим Вам извинения за доставленные неудобства и будем рады видеть Вас в нашей компании снова. Генеральный директор _______________Пупков С.А.

При этом стоит отметить, что содержание ответа может быть различным, варьируется в зависимости от обстоятельств самой жалобы, настроенности гражданина и результата, которого вы желаете достигнуть. Приведенный выше пример ответа является простым, т. е. не содержит в себе никаких ссылок на законодательство.

Если же клиент настроен на дальнейшее судебное разбирательство, то, скорее всего, это сразу будет видно из текста его жалобы или претензии, иногда такой документ именуется досудебная претензия. Давайте приведем в пример другой ответ на претензию.

Ответ на жалобу покупателя Новгородская область, г. Боровичи, ул. Ленина, д. 8 Исх. № 109 от 10 октября 2016 на вх.

№ 101 от 01 октября 2016 адрес: Новгородская область, Боровичский район, д. Травково, д. 19 Уважаемая Вера Болеславовна! Настоящим сообщаем, что Ваша претензия от 01.10.2016 рассмотрена. Действительно, 20.09.2016 Вами в нашем магазине был приобретен миксер «Машенька» стоимостью 1500 рублей. Выявленные Вами недостатки являются производственным браком, поэтому Вы имеете право вернуть товар в наш магазин и получить уплаченные денежные средства в кассе.
Выявленные Вами недостатки являются производственным браком, поэтому Вы имеете право вернуть товар в наш магазин и получить уплаченные денежные средства в кассе. Приносим Вам извинения за доставленные неудобства и будем рады видеть Вас в нашем магазине снова.

Генеральный директор _______________Пупков С.А. Из представленных выше образцов ответов на жалобы можно выделить следующие правила их составления:

  1. если дело касается возврата денег, в конце укажите когда, где и в какой сумме гражданин сможет их получить;
  2. в тексте упомянуть суть жалобы, кратко описать фактические обстоятельства дела;
  3. обязательное указание реквизитов жалобы и ответа на нее;
  4. в некоторых случаях рекомендуется включение фраз об извинениях и о желании видеть клиента снова;
  5. в тексте ответа лучше воздержаться от использования глаголов и наречий с частицей не (не можете, не вправе, не должны, не следовало и др.), т. е. писать надо с оптимистической точки зрения, например, «Вы имеете право/можете/вправе. », «Это Ваше право по закону, мы с этим согласны» и т. п., поскольку данный прием значительно воздействует на людей с точки зрения психологии;
  6. вывод должен быть лаконичным, при необходимости содержать ссылки на нормы права;
  7. в шапке ответа необходимо указывать наименование организации или ИП, контактные данные, Ф.И.О клиента и его контактные данные;
  8. текст должен быть выдержан в едином деловом стиле;
  9. в конце ответа укажите должность и Ф.И.О лица, уполномоченного его подписывать, поставьте печать (при наличии).
  10. при обращении к гражданину быть вежливым, использовать слово уважаемый/ая;

Отправить ответ на жалобу необходимо тем способом, который гарантирует получение его гражданином (курьером, почтой с уведомлением о вручении, нарочно, по электронной почте с уведомлением). Если ваш бизнес – это оказание услуг или торговля, то нужно научиться различать несколько категорий граждан-потребителей, чтобы грамотно отвечать на их жалобы.

А иногда и ставить на место нерадивых клиентов. Итак, существует несколько основных типов:

  1. самовлюбленные – самая безобидная группа граждан, которым попросту иногда не хватает внимания, поэтому они возмещают данный недостаток путем обращения на себя любимого внимания других людей, в частности, администрации магазина, руководителей фирм и пр.
  2. агрессоры – те, кто готов вспылить по любой мелочи, обычно провоцируют сотрудников на скандал, не любят выражать свои жалобы в письменном виде, зато готовы пылить в вашей компании до покраснения;
  3. правдолюбы – категория людей, которые чтут порядок во всем, обязательно предъявят свои жалобы и претензии (при их наличии) письменно, нередко такие споры доходят до суда;

С каждой из указанных категорий потребителей нужно вести себя по-разному.

Следовательно, ответы на возможные жалобы также необходимо строить в зависимости от данной классификации. Так, с агрессорами лучше не спорить, это только возбудит их еще больше, лучше предложите чашку кофе/чая, принесите извинения в случае необходимости, сообщите, что виновные понесут наказание, такого больше не повторится и пр.

Данные меры необходимы, чтобы не раздувать скандал и не отпугивать других покупателей. При встрече с правдолюбами необходимо запастись юридическими знаниями или нанять грамотного юриста, поскольку ответы на жалобы придется давать письменные, четкие, аргументированные, основанные на нормах законодательства РФ. Вы спросите:”Как написать ответ на жалобу, если клиент уже намерен идти в суд?

И стоит ли его вообще составлять?”. Ответим, что стоит, поскольку к суду необходима полная доказательная база.

Последней категории нужно просто уделить достаточно внимания, выслушать все жалобы, пожелания, отзывы и пр., можете предложить им, к примеру, карту постоянного клиента. И все же основным правилом при рассмотрении жалоб и претензий от потребителей является строгое соответствие нормам права, в частности Закону РФ «О защите прав потребителей», который предусматривает конкретные сроки, права и обязанности, порядок проведения экспертизы качества товара.

Наверно, каждый из нас в жизни сталкивался с данной книгой, открывал ее ради интереса в какой-либо организации и даже оставлял в ней свое обращение. Раньше эта книга называлась жалобной, следовательно, была рассчитана только на жалобы.

Сейчас же ее переименовали, и изменился смысл.

Теперь в ней можно найти не только гневные послания, но и доброжелательные отзывы, пожелания здоровья и процветания. Если вы имеете свой бизнес в потребительской сфере, то эта книга должна быть обязательно, располагаться на видном месте, по первому требованию предоставляться клиенту. В случае обнаружения в ней жалобы вы должны как можно скорее отреагировать и внести в книгу письменный ответ.

В случае обнаружения в ней жалобы вы должны как можно скорее отреагировать и внести в книгу письменный ответ.

В отдельных случаях рекомендуется также позвонить клиенту по телефону и уведомить о рассмотрении его жалобы, принести извинения при необходимости.

А для пущей убедительности (в случае, например, существенного нарушения прав клиента, некорректном отношении к нему и пр., что может существенно повлиять на имидж компании) – предложить скидку или предоставить возможность бесплатного участия в каком-либо розыгрыше и т. п. (подробнее о методах маркетинга необходимо читать в другой статье). В общем, книга отзывов и предложений должна регулярно проверяться, чтобы всегда быть готовым к внеплановой проверке Роспотребнадзора.

Наверно, каждый из нас в жизни в магазине, кафе или иных заведениях слышал выражение «клиент всегда прав», однако так ли это в реальности? Давайте разберемся. Для наглядности данной проблемы стоит привести пример жалобы одного гражданина.

Покупатель приобрел станок для производства сетки для забора у индивидуального предпринимателя. Пользовался им более года, после чего захотел вернуть его обратно продавцу и потребовать деньги назад с учетом компенсации морального вреда по причине того, что станок неожиданно сломался.

Написал жалобу продавцу и думал, что закон на его стороне.

Однако продавец был не из робкого десятка.

Он отстоял свои права в суде и доказал, что действия покупателя незаконны, а требования не подлежат удовлетворению. Таким образом, можно охарактеризовать потребительский экстремизм как именно умышленные действия потребителя, направленные на причинение ущерба добросовестным продавцам. При этом, как показывает судебная практика, избавиться от назойливого потребителя, тем более привлечь его к ответственности по закону, нелегко.

Сейчас данная ситуация набирает обороты, поэтому законодательные меры защиты необходимы уже предпринимателям. В настоящее время одним из актуальных методов борьбы с данным явлением остается четкая фиксация переговоров между продавцом и потребителем в письменном виде, в том числе наличие грамотных образцов ответов на жалобы. Являются достаточно распространенным видом и основываются на нормах КоАП РФ, КАС РФ, ФЗ РФ «Об исполнительном производстве».

Например, жалоба на действия судебного пристава-исполнителя по наложению ареста на имущество, жалоба на бездействие инспектора ГИБДД. Ответы должны быть всегда составлены в соответствии с требованиями соответствующих нормативных актов.

Форма ответов обычно стандартная, согласно положений Регламента того или иного государственного органа. Текст стандартного образца ответа на жалобу гражданина выглядит следующим образом: «Уважаемый Иван Иванович!

Ваша жалоба, поступившая 10.10.2010, рассмотрена. Сообщаем, что по результатам проверки фактов, изложенных Вами, нарушений требований законодательства РФ в действиях должностных лиц не установлено». Жалобы в суде – это очень обширная тема. Среди всех стоит особо выделить претензии в соответствии с КоАП РФ (жалоба на постановление по делу об административном правонарушении), с КАС РФ, а также апелляционные, кассационные, надзорные и частные жалобы в гражданском, арбитражном и уголовном процессах.

Среди всех стоит особо выделить претензии в соответствии с КоАП РФ (жалоба на постановление по делу об административном правонарушении), с КАС РФ, а также апелляционные, кассационные, надзорные и частные жалобы в гражданском, арбитражном и уголовном процессах. Все эти жалобы объединяет одно – ответ на них дает суд.

Иные стороны по делу могут предоставить только отзывы на них. К примеру, ответ на апелляционную жалобу по гражданскому делу будет называться возражения или отзыв. Содержание и форма указанных жалоб, отзывов и судебных актов по ним предусматривается соответствующим законодательным актом (КоАП РФ, КАС РФ, ГПК РФ, АПК РФ, УПК РФ).

ЖКХ – это сфера, касающаяся почти каждого второго гражданина.

Текут трубы, рушится крыша, не убирается подъезд, плесень в квартире, не обработаны межпанельные швы – список проблем можно продолжать до бесконечности.

Участившееся в последнее время беззаконие в действиях управляющих компаний, ТСЖ и иных структур порождает жалобы от жильцов.

Рассмотрение последних регулируется Жилищным кодексом РФ, причем пожаловаться можно как в жилинспекцию, так и в суд. В данной области особо распространена коллективная жалоба, где жильцы вместе излагают суть своих недовольств и выдвигают аналогичные требования. Причем данный документ является очень эффективным, поскольку как говорится один в поле не воин.

Ответ на указанную жалобу организация должна предоставить в течение 10 дней по Закону «О защите прав потребителей», а жилинспекция в течение 30 дней.

Какой срок ответа на жалобу? Для этого нужно заглянуть в закон. В частности ст. 12 ФЗ РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» предусматривает общий срок в 30 дней, который может быть продлен в отдельных случаях до 60.

Ст. 22 Закона «О защите прав потребителей» предусматривает 10 дней для ответа на претензию потребителя, а жалобы, оставленные в книге отзывов и предложений лучше рассмотреть в ближайшие дни. Срок рассмотрения судебных жалоб колеблется от 3 до 60 суток в зависимости от вида претензии.

Например, жалоба в суд по уголовному делу в порядке ст. 125 УПК РФ рассматривается в течение 5 суток.

В заключение необходимо отметить, какой ответ вы бы не предоставили своему клиенту, помните, что он должен быть логично построенным, грамотно сформулированным и юридически правильным. В долгосрочной перспективе лучше иметь наработанную базу образцов ответов на жалобы.

Источник статьи: Популярные записи23 сентября, 202023 сентября, 202022 сентября, 202022 сентября, 202022 сентября, 202022 сентября, 2020

  1. Новый статьи

Все права сохранены © 2020. Информация, опубликованная на сайте, носит исключительно ознакомительный характер и не является рекомендацией к применению.

Внимание! Материалы могут содержать информацию, предназначенную для пользователей старше 18 лет. 18+ Adblockdetector

Как работать с отзывами и жалобами гостей: анализ ситуаций, варианты решений, порядок действий

1 2

Инна Андреишина – известный профессионал с огромным опытом работы в сфере ресторанного бизнеса, руководитель компании Good Idea Prof Horeca Consulting. В 2014 году, несмотря на финансовый кризис и политическую ситуацию в Украине, команда Инны Андреишиной запустила сразу несколько успешных ресторанов и кафе в Киеве и украинских регионах.

Eжедневно в ресторан приходят десятки гостей, совершенно разных, с разным настроением, но с одной целью — получить удовольствие от еды, заботы и комфорта в вашем заведении. Иногда бывает так, что мы расстраиваем наших гостей. В конфликте всегда запоминается не сам конфликт, а то, как он разрешился.

поэтому поговорим о том, как нам работать с жалобами гостей и негативными отзывами. В структурированных системных компаниях, особенно в сетевых, всегда есть колл-центр, в который звонят гости по разным поводам и, конечно, с жалобами.

С любыми жалобами старайтесь работать как можно оперативнее.

Гостю необходимо перезвонить в тот же день, когда поступила претензия.

По характеру претензии руководитель колл-центра принимает решение, кому ее направить.

Обязательно отправляется копия письма в PR-отдел.

Получив жалобу, нужно предварительно узнать мнение о проблеме у персонала ресторана, где был этот гость.

Потом звоним посетителю и, уже подготовленные, начинаем улаживать конфликт.

Потом тот, кто занимался решением проблемы, сообщает результат работы по жалобе гостя.

Обязательно нужно перезвонить еще раз и получить обратную связь: остался ли гость доволен решением.

Очень часто люди хотят реализовать свое стремление пожаловаться. Когда гость выговаривается, конфликт может быть исчерпан. В других случаях обязательно нужно компенсировать причиненное неудобство.

Пригласить его в ресторан и угостить блюдом от шеф-повара, предоставить специальные условия на следующий визит.

Хочу привести пример из собственного опыта жалобы в колл-центр двух компаний. Случай № 1: Ресторанная компания по доставке пиццы и суши в г. Киев.

Проблема: Я сделала заказ на 10 пицц на день рождения дочери в школу.

Позвонила в службу доставки, предложила им, что заеду в пиццерию сама и заберу пиццы, чтобы сократить время на доставку. Согласовала время. Приехав в назначенное время, увидела следующую ситуацию: администратор и официант перебрасывали с неудовольствием друг другу лист с заказом, выясняя, что это за заказ. Посмотрев на этот лист, я поняла, что это мой заказ, который даже не начали готовить, а через 15 минут я должна была быть в школе с угощениями для детей.

Я сказала, что это мой заказ и спросила, почему в назначенное время нет моих пицц. Администратор вместо того, чтобы немедленно отдать мой заказ в производство, начала звонить в колл-центр и ругаться, почему им так поздно пришел заказ.

Это заняло минут 7, пока я не прервала их перепалку и не высказала свое неудовольствие. В итоге мне пришлось уйти с пустыми руками, заехать по дороге в Пироговую «Николай», купить готовые пироги вместо пиццы, опоздать в школу с угощениями. Дочь была очень расстроена в свой день рождения.

Я позвонила в колл-центр этой компании и оставила жалобу. Реакция компании: Когда я уходила из пиццерии, у меня никто не попросил извинения, даже не попрощались. На мою жалобу в колл-центр никто не отреагировал.

Два дня я напрасно ждала звонка с реакцией.

После этого я написала жалобу на странице Фейсбука этой компании. Как отреагировали на мою жалобу в соцсети, я опишу в следующем разделе.

Результат: Я навсегда вычеркнула эту компанию из списка доставок и ресторанов, которыми буду пользоваться я и мои друзья. Случай № 2: Ресторан в г. Львов.

Проблема: Мы большой компанией праздновали день рождения нашей подруги. Все было замечательно до того момента, пока не вынесли счет. Он оказался на 1000 грн больше, чем мы заказывали.

Официант начал нам рассказывать, что мы делали много дозаказов, и поэтому счет вырос. Когда начали подробно разбирать заказ, оказалось, что 1000 грн все же была лишней.

Мы так поняли, что официант, увидев веселых гостей, решил, что можно незаметно увеличить счет, но ошибся, увеличив его на столь большую сумму. В процессе выяснения счет уменьшился на 1000 грн, но осадок неприятный остался. Администратор к нам не подошел, никто в ресторане не извинился.

Реакция компании: После звонка в колл-центр и жалобы в ФБ буквально через 20 минут нам перезвонила менеджер ресторана. Она извинилась за испорченный ужин и реакцию своих сотрудников, в частности администратора. Пригласила нас за счет заведения на ужин.

Результат: Извинения мы приняли, за приглашение поблагодарили, но отказались, так как уезжали.

В следующий раз мы с удовольствием посетили этот ресторан и рекомендуем его друзьям и знакомым.

Мы также были приятно удивлены скоростью реакции на нашу жалобу в колл-центр.

В социальных сетях и форумах Наша жизнь уже давно частично перешла в виртуальный мир, и скрыть что-либо стало совершенно невозможным. Людям всегда проще высказать свое недовольство в сети и тем сбросить напряжение, чем в открытую выяснять отношения как в жизни, так и в ресторане.

Сейчас многие гости идут в ресторан исключительно по рекомендации друзей, знакомых, известных блогеров и ресторанных критиков. Часто перед тем, как зарезервировать стол, ваш будущий гость заходит на страничку вашего ресторана в разных сетях и смотрит отзывы и оценки. Поэтому ни в коем случае нельзя не реагировать на отзывы гостей, где бы вы их не нашли в интернете.

Мои рекомендации в работе с жалобами гостей в соцсетях, интернет-форумах:

  • Только логика, никаких эмоций, так как эмоции всегда мешают конструктивному диалогу. Нужно задавать вопросы не по эмоциональному отзыву, а обсудить саму проблему и воссоздать схему, при которой получилась такая ситуация.
  • Избегать шаблонных ответов и тиражных «вежливостей». Человек хочет быть уникальным и хочет, чтобы с ним общался не робот.
  • Не вступать в ожесточенный спор. Человеку свойственно отвечать на грубость грубостью, особенно в сети. Не вздумайте реагировать в том же тоне, что и автор отзыва — это только ухудшит ситуацию.
  • Не сомневаться в жалобе, не вызывать обиды или недовольства у автора, выражая свое несогласие относительно описываемой ситуации.
  • Не принимать негатив на свой счет. Жалуются не на вас лично, а на действия ресторанных сотрудников.
  • Использовать в свои ответах метод «перефразирования». Это поможет устранить возможные недоразумения, обеспечит лучшее взаимопонимание. Автор увидит, что вы подошли к изучению его проблемы с полной серьезностью и готовы к сотрудничеству.
  • Быть оперативным и информативным. Чем быстрее найдете взаимовыгодное соглашение (обязательно резюмировать его в комментариях), тем лучше. Негативные эмоции имеют свойство накапливаться.
  • Не забывать своевременно отвечать и на личные (не публичные) жалобы и сообщения. Мониторьте страницу ресторана в соцсетях не ме- нее 2-х раз в день. Пишите автору слова благодарности за критику и информацию. Выразите извинение за испорченное время в вашем заведении. Обязательно напишите, как решился этот вопрос. Пригласите гостя стать внутренним экспертом в контроле качества в вашем ресторане. Автору сложно будет испытывать неприязнь к компании. Он почувствует свою значимость.
  • Выяснить реальную ситуацию. Позвонить в ресторан управляющему и выяснить, что действительно произошло.
  • Сотрудничать с автором. Обиженный гость должен быть уверенным, что вы готовы помочь ему. Покажите ему свое искреннее стремление решить этот конфликт в его пользу, а не защитить имидж ресторана.
  • Смотреть на проблему глазами автора, а не сотрудника ресторана. Только в этом случае вы поймете, какого ответа и каких действий он ждет.
  • Отвечать автору всегда от имени живого человека, а не призрачной «Администрации ресторана». Называйте свое имя, в идеале это должно быть имя управляющего или хозяина с контактным телефоном (для этого специально нужно завести номер телефона).
  • Всегда сохранять спокойствие и не пытаться немедленно дать ответ на эмоциях. Обычно человек, который мониторит отзывы в сетях, начинает нервничать и паниковать при обнаружении плохих отзывов и пытается немедленно их нейтрализовать. Это естественная реакция любого человека на негатив.
  • Избегать в своих ответах таких слов, как «но», «однако», «тем не менее», «все же». Эти слова могут быть восприняты как возражение и вызвать новую волну недовольства.
  • Услышать автора отзыва. Внимательно перечитывайте отзыв, каждое предложение, каждое слово и лучше несколько раз. Не отвечайте в первом порыве, дочитайте все до конца.

Негативный отзыв: Ресторану с прекрасным интерьером и уютной обстановкой непростительно ужасное качество обслуживания!!! Вам стоит провести большую работу в плане обучения обслуживающего персонала. Непозволительное фривольное поведение со стороны официанта, несвоевременная уборка стола (с грязной посудой мы просидели полчаса).

А то, что полменю по кухне не было в наличии?!! К нашему большому разочарованию и полному огорчению, тандыр в этот день не работал, а так хотелось скумбрии!

Ответ компании (извинения, перефразирование, запрос дополнительной информации): Ольга, спасибо большое за отзыв.

Извините, что испортили Вам отдых. С Вами свяжется наша управляющая и пригласит на ужин за счет ресторана.

Приносим извинения за неработающий тандыр, он был на чистке и поэтому не работал в этот день. Мы не могли допустить, чтобы на стол гостям попали мясо или рыба с запахом чистящих средств.

Сегодня тандыр уже работает. Ответ автора (предоставление информации):Ок.

Жду вашего звонка. Ответ компании (информирование о том, что дальше общение будет происходить в личных сообщениях): Уважаемые гости, дальнейшее наше общение в рамках соблюдения этических стандартов нашего ресторана будет проходить в личных сообщениях. О результатах с разрешения Ольги мы сообщим на этой странице. Комментарий компании (информация о благополучном результате разрешения конфликта, о выполненных обещаниях): Уважаемые гости, мы еще раз хотим поблагодарить Ольгу за отзыв и критику, любая информация от вас нам помогает становиться лучше.

Мы пригласили Ольгу на ужин и угостили ассорти мясных блюд, приготовленных в тандыре.

Также мы провели дополнительное обучение с официантами по «ведению стола гостя».

Уважаемые гости, если кто-то из вас желает стать «тайным гостем» для контроля качества у нас в ресторане, пишите в личные сообщения.

Ответ автора: Я осталась довольна скоростью решения проблемы. Мясо в тандыре — супер. Всегда реагируйте на все без исключения отзывы.

Само собой ничего не решается. Это может вам отозваться в будущем и серьезно ударить по вашей репутации, так как информация, попавшая в сеть, остается там навсегда.

Нерешенные проблемы гостей ресторана, партнеров и т.д. вредят работе ресторана и оставляют след на его репутации. Переводите всегда в оффлайн и “живое” общение с недовольным.

Старайтесь по возможности связываться с автором, оставившим негативный комментарий и выяснять детали в личном порядке, а не на публичной площадке.

Пример неправильного отзыва на жалобу в сети: Как я и обещала в описании проблемы с сетью доставок пиццы, приведу пример ответа в соцсети компании на мою жалобу. Так как компания удалила мою жалобу, то мне не представляется возможности разместить здесь точную копию ответа. Вместо извинения и попытки решить проблему в интересах гостя администрация сети расписала (неправдивый, к тому же) хронометраж всей истории от моего звонка до моей жалобы, обвинив меня в обмане и неадекватном поведении, что обострило конфликт еще больше.

Никаких извинений за испорченный день рождения моего ребенка не было принесено.

Отзыв вышел в стиле «сам дурак». Лично со мной так никто и не связался.

До сих пор я категорично не рекомендую никому эту службу доставки. Жалобы гостей непосредственно в ресторане.

На что обычно жалуется гость?

  1. На сервис.
  2. На холод, жару.
  3. На музыку и атмосферу.
  4. На все, на всех и на жизнь.
  5. На время подачи.
  6. На проблемы во время расчета. На других гостей.
  7. На кухню.

Как реагировать на жалобы от клиентов: Для обеспечения лучшего сервиса управляющий заранее должен оговорить со всеми сотрудниками, кто и какие полномочия имеет, когда дело доходит до жалоб гостей или возникновения проблемы, конфликта. ОФИЦИАНТ:

  • Никогда не оправдывайтесь и не спорьте.
  • Извинитесь искренне. Первое, что нужно немедленно сделать, это извиниться и заверить гостя, что вам очень жаль, что так вышло. Вы не должны преуменьшать жалобу, так как это унижает гостей и дает им посыл, что вы считаете, будто они лгут.
  • Сообщите руководству. Согласуйте способы решения и проследите за выполнением.
  • Никаких улыбок. Когда вы выслушиваете жалобу, будьте серьезны, не нужно улыбаться, как если бы вы принимали заказ. Это совершенно неуместно и может только разозлить гостя.

Все!

На этом роль официанта в решении конфликта должна закончиться.

Задача официанта — немедленно дать информацию о проблеме администратору или шеф-повару.

УПРАВЛЯЮЩИЙ, ШЕФ-ПОВАР, АДМИНИСТРАТОР:

  • Повторите проблему. Когда гость закончил, кратко повторите проблему, чтобы убедиться, что вы все правильно поняли.
  • Никогда не оправдывайтесь и не спорьте. И, конечно, не ставьте под сомнение жалобу.
  • Слушайте. Когда гость говорит, внимание должно быть направлено только на него. Оставьте все остальные ваши обязанности. Дайте гостю закончить с предъявлением жалобы и не делайте преждевременных выводов или заявлений.
  • Извинитесь и поблагодарите гостя и его спутников. Разговор всегда должен закончиться повторением извинения и благодарностью гостю, что предупредил об этой проблеме.
  • Делайте заметки. В то время, как гость представляет проблему, не прерывайте его, но делайте заметки о том, что он говорит, это может вам помочь позже при предложении решения проблемы. Это говорит и о том, что проблема будет решаться и когда гость уйдет.
  • Извинитесь и выразите сожаление, что вы испортили отдых гостя.
  • Предложите решение. Если возможно предложить решение прямо сейчас, не давайте ложных обещаний. Если это невозможно, пообещайте, что будет сделано все возможное, чтобы решить проблему, и расскажите гостю, как именно вы будете ее решать.
  • Никогда не прерывайте гостя, пока он не выскажется.
  • Никогда не говорите, что другим гостям все нравится и другие гости никогда на это не жаловались. Вы сейчас говорите не с другими гостями, а с конкретным.
  • Спросите о желаемом решении, если ваш вариант не устраивает гостя. Возможно, гость вам предложит более интересный способ и желаемый вариант решения проблемной ситуации.
  • Никаких улыбок (описано выше).

Если становится очевидным, что жалоба является результатом систематического ненадлежащего выполнения стандартов работы, должны быть приняты меры для внедрения новых, усовершенствованных процедур в целях предотвращения повторения подобных проблем в будущем. Может случиться, что гость будет вести себя очень агрессивно и громко, мешая другим гостям.

В такой ситуации постарайтесь отвести его в другую комнату или часть зала, где разговор может быть продолжен в частном порядке. Бывают гости, которые расстраиваются еще сильней, когда вы приносите извинения. В этом случае перестаньте извиняться и говорите как можно меньше, а слушайте гостя и спрашивайте его, как ему будет лучше решить эту проблему.

Если жалоба гостя на блюдо, то выходить к гостю должен исключительно шеф-повар, и не с пустыми руками. Это должно быть одно полноценное блюдо, а не амисбуш (закуска, десерт, новый салат).

Пока будут устраняться ошибки в приготовлении блюда, которое заказал гость и пожаловался на него, надо, чтобы он не оставался голодным и мог попробовать ваше угощение. Естественно, это угощение в счет гостя не включается.

Также я рекомендую не просто убирать из счета блюдо, на которое пожаловался гость, а менять его уже бесплатно. Ресторан не много потеряет, а скорее приобретет довольного посетителя, который «сарафанным радио» расскажет, как решилась его проблема и что ресторану важен гость, а не как по- больше на нем заработать. Ведите учет отзывов всех гостей.

Недостаточно, чтобы каждый отзыв был прокомментирован.

Важно документально подтверждать и фиксировать все переговоры с гостем.

Это поможет вам выявить системные проблемы и избежать конфликтов в будущем, а также даст информацию, как сработали ваши разные решения проблемы с разными гостями.

И самое главное, ни одна жалоба не будет потеряна. Фраза о том, что мы решаем все жалобы немедленно и нам не нужно их фиксировать, — это непрофессионально.

Рекомендую внедрить в ресторане папку “Учет отзыва гостей”. Эта папка должна быть в открытом доступе для всех сотрудников.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+