Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Какие приказы по основной деятельности должны быть обезательно в организации

Какие приказы по основной деятельности должны быть обезательно в организации

Какие вопросы регулируют приказы по основной деятельности


Приказы по ОД регулируют производственную, уставную деятельность компании, а для ИП – ту деятельность, ради которой задуман бизнес. Деление приказов на виды предусмотрено документом, который называется

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558. (ссылка на документ есть в ) Вот пункт 19 этого Перечня Мы видим, что Перечень выделяет три типа приказов, у которых разные сроки хранения:

  1. по личному составу — хранить 75 лет ();
  2. по административно-хозяйственным вопросам (АХ) — хранить 5 лет.
  3. по основной деятельности (ОД) — хранить постоянно;

И только для приказов по личному составу дано уточнение, какие вопросы они регулируют. Следовательно, приказы, которые регулируют иные вопросы, должны относиться либо к приказам по ОД, либо к приказам по АХ.

Нам важно отличать приказы по ОД от приказов по АХ, так как у них очень разный срок хранения.

Согласитесь, хранить 5 лет или постоянно (до скончания веков :0 ) – это две большие разницы. Пролистав Перечень, можно найти в нем раздел «Административно-хозяйственная деятельность» (пункты 773-893). Минкультуры предлагает относить к вопросам по АХД:

  1. создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  2. эксплуатация зданий и помещений;
  3. соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  4. транспортное обслуживание;
  5. вопросы безопасности.

Методом исключения (убрав вопросы, которые регулируются приказами по ЛС и АХ) получаем, что приказы по ОД регулируют производственную, уставную деятельность компании, а для ИП – ту деятельность, ради которой задуман бизнес.

Но поскольку бизнес бывает разным, то перечислить все тематические вопросы очень сложно.

Но есть вопросы, общие для всех компаний, которые входят в сферу регулирования приказов по ОД:

  1. делегирование полномочий, права подписи, распределение зон ответственности;
  2. создание органов (коллегиальных, контрольных (ревизионных), методических и проч.) и всевозможных комиссий (в т.ч. инвентаризационной и аттестационной);
  3. проведение мероприятий (в т.ч. инвентаризаций и аттестаций работников), семинаров, конференций и т.д.;
  4. прием, перемещение, списание основных средств.
  5. осуществление контроля текущей деятельности (отчетность);
  6. определение структуры (утверждение и изменение штатных расписаний, создание, слияние, реорганизация и ликвидация структурных подразделений);
  7. утверждение и изменение локальных актов, инструкций, правил и иных локальных документов, утверждение планов, регламентов, внутренних форм документов;
  8. организация воинского учета, охраны труда, работы по гражданской обороне, установление противопожарного режима, т.п.;
  9. назначение ответственных лиц (за проведение инструктажей, за ведение и хранение трудовых книжек, за теплохозяйство, по охране труда, и т.д.);
  10. определение политики компании (учетной, финансовой, кадровой, иной); установление и изменение режима работы;

К приказам по ОД относятся также приказы о вступлении в должность директора организации и о снятии с себя полномочий директора.

Приказы по основной деятельности нужны, в первую очередь, самому предпринимателю или организации. И я вижу две самые главные причины так долго хранить приказы по ОД. Во-первых, практически всегда наступает момент, когда факт какого-либо действия помогает отстоять свою позицию в суде или в споре с проверяющим органом.

Во-первых, практически всегда наступает момент, когда факт какого-либо действия помогает отстоять свою позицию в суде или в споре с проверяющим органом. В этом случае наличие всех приказов по ОД потенциально способно спасти честь компании или оградить от штрафа.

Например, доказать законность , законность за недостачу, правомочность подписи должностного лица и т.д.

Во-вторых, сохраняя все документы от момента создания, мы сохраняем и память о наших действиях в разные годы.

Это позволяет проанализировать документы и увидеть ошибки и удачные ходы: какой эффект был, когда пришлось сокращаться, были ли грамотно перераспределены обязанности после сокращения; в период роста стоило ли менять режим работы, создавать новые структурные подразделения или вводить новые должности, каков был экономический эффект от этого и т.д. В я расскажу об оформлении и нумерации приказов по ОД, сколько их хранят, как наказывают за несохранность.

Приказы по основной деятельности

07 Февраля 2020 в 14:23 Приказ по основной деятельности — это правовой акт, который издает руководитель организации для регулирования деятельности этой организации.

Эти распорядительные документы делятся на три группы: по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. В этой статье мы расскажем, какие приказы относятся к регулирующим основные виды деятельности предприятия, как их правильно идентифицировать и для чего это нужно. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter У начинающих делопроизводителей часто возникает вопрос: приказы по основной деятельности — это какие приказы, и как отличить их от других видов.

Такая классификация установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 в ред.

от 16.02.2016. С распоряжениями по личному составу все понятно из названия — это акты, регулирующие трудовые отношения с конкретными работниками. К административно-хозяйственным вопросам Перечень относит вопросы внутреннего распорядка предприятия, эксплуатации зданий и помещений, транспортного обслуживания, внутренней связи, а также обеспечения безопасности организации.

Все остальные распорядительные акты, касающиеся функционирования предприятия, относятся к распорядительным актам по основной деятельности. Какой-либо исчерпывающий перечень приказов по основной деятельности законом не предусмотрен.

Среди наиболее распространенных можно назвать следующие:

  1. об утверждении локальных актов организации;
  2. о создании структурного подразделения;
  3. об утверждении штатного расписания;
  4. об утверждении графика отпусков;
  5. о назначении ответственных лиц;
  6. о вступлении в должность директора;
  7. о расследовании несчастного случая.
  8. о наделении правом подписи;

С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где указаны правила оформления распорядительных актов. Все образцы приказов по основной деятельности предприятия можно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания документа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения.

Преамбула и распорядительная часть разделяются словом «приказываю». Любое распоряжение содержит следующие реквизиты:

  1. дату и регистрационный номер;
  2. текст документа;
  3. подпись должностного лица с указанием должности.
  4. наименование организации;
  5. название документа;

Если в одном акте содержатся несколько распорядительных указаний, то они обычно нумеруются, чтобы в дальнейшем можно было сослаться на конкретный пункт документа.

Разделение распорядительных актов организации на три вида обусловлено, в первую очередь, различными сроками их хранения.

имеют самый длительный срок хранения — постоянно или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов. Объединение в один реестр документов с различными сроками хранения будет вызывать определенные трудности прежде всего для ответственных за их хранение. Да и различным проверяющим нет смысла предоставлять доступ к бумагам, не относящимся к их компетенции.

Нарушение требований законодательства о сроках хранения документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, а на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей (). Для регистрации распоряжений, как правило, используется специальный журнал либо они регистрируются в электронном виде. Журнал регистрации используется на протяжении календарного года.

С начала нового года начинается новый журнал, и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново. Обязанность ведения журнала регистрации законом не предусмотрена, поэтому такой порядок нужен в большей степени для удобства, чтобы можно было быстро найти нужную бумагу, не листая все папки. Так как наиболее часто трудности возникают с классификацией распорядительных актов по административно-хозяйственным вопросам, на многих предприятиях просто не выделяют эти приказы в отдельное производство, и все, что не относится к личному составу, относят к основной деятельности.

Законом это не запрещено, и в организациях с небольшим документооборотом такой подход вполне оправдан, так как позволяет исключить преждевременное уничтожение распорядительных актов, а увеличение объема документов длительного хранения является незначительным. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Организации, отнесенные к категориям по гражданской обороне, — это предприятия, имеющие особое значение для экономики или культуры страны, мобилизационные здания или заказы.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Организации, отнесенные к категориям по гражданской обороне, — это предприятия, имеющие особое значение для экономики или культуры страны, мобилизационные здания или заказы. Классификация производится органами исполнительной власти субъектов РФ. 27 Октября 2020 в 17:51 Право подписи на путевых листах — это полномочие должностных лиц организации, которое позволяет удостоверить содержание исходящего документа с информацией о движении транспортных средств.

Его подписывают:

  1. механик;
  2. медработник;
  3. диспетчер.

23 Октября 2020 в 12:22 Заявление о снятии с учета ИП по форме Р26001 — это документ, который необходим для прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя и исключения из Единого государственного реестра (ЕГРИП). Согласно ФЗ-129 он подается в налоговую по месту жительства или МФЦ.

22 Октября 2020 в 18:44 Форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) — это первичный бухгалтерский документ, с помощью которого уменьшаются остатки БСО на счете учета.

Обратите внимание: с 27 сентября 2020 года форма изменена! 09 Октября 2020 в 16:04 Штраф за не вовремя сданный отчет СЗВ-ТД для организации — от 500 до 50 000 рублей. Сколько именно придется заплатить за неправильно или с нарушением сроков поданные в ПФР сведения зависит от количества ошибок и других факторов.

30 Сентября 2020 в 19:11 30 Октября 2020 28 Октября 2020 28 Октября 2020 27 Октября 2020 27 Октября 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы). К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

  1. Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
  2. Подписание приказа руководителем
  3. Согласование проекта со специалистами
  4. Подготовка проекта приказа

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее). Приказ включает такие реквизиты, как:

  1. Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
  2. Текст
  3. Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
  4. Дата (датой приказа является дата его подписания)
  5. Наименование вида документа – ПРИКАЗ

Текст приказа состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа.

Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

  1. «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
  2. «что сделать» (указывают конкретную работу)
  3. «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько.

Каждый пункт начинается с красной строки.

В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

  1. Отметка об исполнителе
  2. Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
  3. Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)

Приказ вступает в силу с момента подписания.

Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом.

При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы.

Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности. Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической службыВ целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работыПРИКАЗЫВАЮ:1.
Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической службыВ целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работыПРИКАЗЫВАЮ:1.

Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И.

образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

  1. Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
  2. Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
  3. Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Главный бухгалтерПомощник генерального директорапо коммерческим вопросамГлавный юрисконсульт Антонова 265 76 88 Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее).

Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции. Указания оформляются аналогично приказу.

Отличия заключаются в следующем.

  1. Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
  2. Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управленияНа основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»ПРЕДЛАГАЮ: 1.

Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Руководитель службы ДОУ В.Н.КораблеваСмирнова 233 45 80Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее).
провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Руководитель службы ДОУ В.Н.КораблеваСмирнова 233 45 80Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее).

Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

  1. Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
  2. Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» РАСПОРЯЖЕНИЕ _______________№______________ О проведении ремонтных работВ связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40ОБЯЗЫВАЮ:1.

Провести ремонтные работы в комнате № 40.Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С.Срок исполнения – 01.06.2001 2.

Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Главный инженер Б.К.Савельев00.00.0000Терентьева 233 67 88 : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

Рубрики

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

Наш словарик Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред.

от 16.02.2016, далее – Перечень 2010).

Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица): Таблица Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010 Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 По личному составу 75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года 5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках По административно-хозяйственным вопросам Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ? Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) то же, что и приказ. Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды.

На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов. Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу.

Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле: Или оформляет отметку от руки: Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления. Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним. Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа. Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации.

Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов. Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации.

Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации.

Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов: – «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»; – «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»; – «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации: – «О создании Канцелярии»; – «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»; – «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов: – «О проведении аудита делопроизводства»; – «О проведении экспертизы ценности документов»; – «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений: – «О проведении Дня охраны труда»; – «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»; – «О доступе автотехники на склад». И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее. Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто.

Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ: К приказам по личному составу относятся: •приказ о приеме на работу; •расторжении трудового договора (увольнении); •предоставлении отпуска; •возложении обязанностей; •премировании; •переводе; •направлении в командировку и т.д.

  1. По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне, пользоваться ими не обязательно, но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие: •о приеме работника на работу – форма № Т-1; •приеме работников на работу – форма № Т-1а; •переводе работника на другую работу – форма № Т-5; •переводе работников на другую работу – форма № Т-5а; •предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1); •предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а; •прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8; •прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а; •направлении работника в командировку – форма № Т-9; •направлении работников в командировку – форма № Т-9а; •поощрении работника – форма № Т-11; •поощрении работников – форма № Т-11а.

  1. По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД.

Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной.

В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

  1. Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; •эксплуатация зданий, помещений; •транспортное обслуживание, внутренняя связь; •обеспечение безопасности организации. Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет.

Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет. Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности.

Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности.

Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД.

Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество.

Так, приказами по АХД могут быть: •приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3); •об определении места для курения; •о переходе на электронную пропускную систему; •ремонте помещений; •об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса; •организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах; •организации клинингового обслуживания (комплексного или разового); •о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами; •выделении транспортных средств для решения различных задач; •выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров; •проведении инструктажа по ГО и ЧС; •об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

  1. АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»): 1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010); 2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации; 3) не содержит решений по управлению персоналом.

Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную.

На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается; 4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно», а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

  1. Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).
  1. Управленческие решения в приказе нумеруются.

    Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю.

    А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

  1. Текст приказа излагается от первого лица.

    Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д.

    Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия.

    Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

  1. Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

  1. .и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.

от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.

Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Приказы по основной деятельности: классификация и образцы

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Приказы по основной деятельности — это распорядительные документы, которые регулируют работу организации. Расскажем о назначении, видах и правилах их составления и приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия.

2 сентября 2020 Автор: Задорожнева Александра В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях.

Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД). А приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.

При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет.

Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет ().

В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц.

К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

  1. о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.
  2. об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
  3. о трудовом распорядке;
  4. о графике отпусков;
  5. об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
  6. о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

  • Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
  • Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
  • Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
  • Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
  • Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.
  • Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
  • Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
  • Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.

В 2018 году регламент изменился — вступил в силу .

Также с 01.07.2018 начал действовать , утвердивший новый порядок составления организационно-распорядительной документации.

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания. Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

  • Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.
  • Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
  • Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
  • Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
  • Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
  • После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
  • Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

В соответствии с , если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы.

Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа. Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности.

Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей. В реестре также принята порядковая нумерация.

Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (). Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года.

В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно. Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2020 года.

Об охране коммерческой тайны О назначении ответственного за проведение инструктажа по охране труда О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности О наделении правом подписи О вступлении в должность директора О создании филиала О назначении ответственного за ведение трудовых книжек О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства О назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени О сокращении штата Об итогах инвентаризации Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Трудовой договор с иностранным гражданином — это документ, который позволяет нанимателю привлечь к работе иностранца. Расскажем, как его оформить, и приведем образец трудового договора с иностранным работником 2020 года. 2 сентября 2020 Договор на почасовую оплату — это трудовое соглашение работодателя с работником, которое заключается в случае договоренности между сторонами об оплате за фактически отработанное время.

Рассказываем, как считается почасовая заработная плата, и составляем образец трудового договора с почасовой оплатой. 5 сентября 2020 Приказ о приеме на работу — это документ, на основании которого работник принимается в организацию. Из статьи вы узнаете, как правильно его оформить, какие существуют нюансы оформления для разных категорий сотрудников.

5 августа 2020 Анкета при приеме на работу — это список вопросов к претенденту на должность. Заполняют ее на начальном этапе отбора.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+