Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Приказ о назначении проверки и состоянии личных дел сотрудников

Приказ о назначении проверки и состоянии личных дел сотрудников

Внутренняя опись документов личного дела. Образец 2018 года


> > > «Беларускi навукова-даследчы цэнтрЗАГАДцентр электронной документации»ПРИКАЗО проведении проверкиналичия и состояния личных делОснование: постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников».1. Провести проверку наличия и состояния личных дел работников БелНИЦЭД с 02.05.2007 по 31.05.2007.2. Создать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел работников БелНИЦЭД в составе:Поделись, пожалуйста, ссылкойВконтактеFacebookTwitterОдноклассникиПредседатель — ученый секретарь З.А.КривошейЧлены комиссии: 1.

Секретарь Н.А.Кохан2. Начальник отдела кадров В.С.Селеменя.3. Председателю комиссии З.А.Кривошею в случае выявления недостатков и нарушений в оформлении, ведении и хранении личных дел по результатам проверки подготовить акт и представить его на утверждение директору до 04.06.2007.4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора центра В.В.Соловьеву.К числу таких нарушений относятся прогул (отсутствие сотрудника на месте в течение временного промежутка от 4 часов до всей продолжительности рабочего дня или смены), выход на работу в состоянии опьянения любого происхождения, разглашение содержания тайны, к которой сотрудник получил доступ в связи со своей должностной позицией, воровство на рабочем месте или нарушение требований безопасности труда, которое повлекло или могло повлечь за собой наступление тяжелых последствий;

  1. п. 7.1 ч. 1 ст.
  2. п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — совершение проступка работником, чья трудовая деятельность связана с материальной ответственностью и ценностями, в случае, если такой проступок был совершен непосредственно на рабочем месте и стал причиной для потери доверия со стороны работодателя;

В некоторых случаях может потребоваться экспертное заключение

  1. о нарушении требований охраны труда,
  2. о состоянии алкогольного или наркотического опьянения,
  3. о несоблюдении технологической карты процесса и т.п.

Как написать приказ об утверждении графика отпусков, как заполняется форма Т7?Для чего бухгалтеру знать коэффициент оборачиваемости СОС?

По решению руководителя собираются объяснения с работников, которые могут более детально осветить процесс нарушения или его последствия. К материалам расследования могут быть приложены:

  1. другие документы, подтверждающие факт нарушения.
  2. выписки из установленного распорядка и графика работы,
  3. копии должностных инструкций, приказов,

Ни в коем случае они не должны быть приняты задним числом – это все сыграет негативную роль при возможном судебном разбирательстве трудового спора.Привести личные дела воспитанников в соответствие с примерными требованиями. 2.3. Обеспечить ведение и хранение личных дел воспитанников в соответствии с примерными требованиями.

3.Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то составляется соответствующий акт.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (в ред.

Постановления Правительства РФ от 06.02.2004 N 51) сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Отдельного рассмотрения заслуживает вопрос о снятии дисциплинарного взыскания.Важно! На получение от прогульщика письменных объяснений дается 2 дня, по истечении которых, если работодатель объяснений не дождался, составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ). Разъяснение нарушителем мотивов своего проступка позволяет объективно оценить фактические обстоятельства, повлекшие дисциплинарную ответственность.

Кроме того, работодателю до принятия приказа о дисциплинарном взыскании важно скрупулезно и со всей серьезностью подойти к оформлению факта совершения проступка.

Придется зафиксировать момент отсутствия работника в месте выполнения своей трудовой функции и выяснить все обстоятельства данного нарушения. Это возможно путем оформления отдельного документа, составленного специально созданной работодателем комиссии.ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕСАМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ОСНОВНАЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА с.

ЧУВАШСКОЕ УРМЕТЬЕВО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЧЕЛНО-ВЕРШИНСКИЙ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ 01.09.2014г с.

Чувашское Урметьево № 23/1-од

«О ведении личных дел воспитанников структурного подразделения детский сад «Ромашка»

. В целях обеспечения ведения и хранения личных дел воспитанников в соответствии с едиными требованиями.

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить примерные требования по ведению, оформлению и хранению личных дел воспитанников структурного подразделения детский сад «Ромашка» (приложение к приказу).

2. Заместителю директора по УВР , воспитателю структурного подразделения «Ромашка» 2.1. Разработать и утвердить Порядок ведения и хранения личных дел воспитанников.

2.2. , заместителя директора по УВР назначить ответственным лицом за ведение и организацию хранения личных дел воспитанников.

  1. выговор;
  2. замечание;
  3. увольнение по соответствующим основаниям.

При этом ему следует руководствоваться положениями ст. 192 ТК РФ, которая предписывает соотносить тяжесть совершенного нарушения с применяемыми санкциями.

В этом случае принятое решение в обязательном порядке должно быть оформлено приказом о наложении дисциплинарного взыскания. Действующим трудовым законодательством образец такого приказа не установлен. Но из его содержания должны быть понятны все обстоятельства, условия и последствия произошедшего. Оформляется приказ о наложении дисциплинарного взыскания по общим правилам.
Оформляется приказ о наложении дисциплинарного взыскания по общим правилам. Его основной текст должен состоять из констатирующей, распорядительной и заключительной частей.

В случае, если в процессе расследования были составлены те или иные документы, включая объяснительные записки, заключения экспертиз и проч., в этом разделе целесообразно зафиксировать их реквизиты. Важно! Работодатель вправе объявить работнику, не исполнившему свои обязанности или исполнившему их ненадлежащим образом, замечание, выговор или уволить (ст. 192 ТК РФ). При самостоятельной разработке бланка за образец приказа о дисциплинарном взыскании можно взять любую унифицированную форму соответствующего документа.

Если придерживаться общей структуры построения такого рода документов, меньше вероятность пропустить в самостоятельно разработанной форме важные реквизиты.

Изучите структуру унифицированных кадровых приказов с помощью статей на нашем сайте: Образец приказа о применении дисциплинарного взыскания можно взять и на нашем сайте, где помещен бланк, подходящий почти для всех случаев. Скачать бланк приказа о дисциплинарном взыскании Как с помощью этого бланка оформить приказ о взыскании, рассмотрим далее на примере самого распространенного трудового проступка — прогула. Заполнением приказа чаще всего занимается секретарь предприятия, юрист или специалист отдела кадров.

После оформления, приказ передается на подпись директору либо иному уполномоченному на подписание подобного рода документов сотруднику.

Перед оформлением приказа Прежде чем выпускать приказ о наложении взыскания, необходимо чтобы, провинившийся работник дал объяснения в письменной форме, которые должен рассмотреть его непосредственный руководитель. Результаты рассмотрения идут в докладную записку, которую начальник подразделения передает вышестоящему начальству.Если работник отказывается давать объяснения, это надо занести в специальный акт. В тех случаях, когда дисциплинарное нарушение привело к травмам, несчастным случаям и т.п.Когда в приказе работодателя объявляется взыскание сотрудникам?

Прогульщика обязательно накажут, если он не сможет обосновать свое отсутствие на рабочем месте (подп.

«а» п. 6 ст. 81 ТК РФ). Важно! По ст. 81 ТК РФ прогул — это отсутствие работника на рабочем месте без причины в течение всего рабочего дня (в том числе более 4 часов подряд). В приказе о дисциплинарном взыскании за прогул потребуется отразить все существенные аспекты: кратко описать факт нарушения, указать ссылку на подтверждающие документы (акты, служебные записки, пояснения), обозначить дату прогула, а также организационные или материальные последствия проступка (лишение премии, выговор и др.).

Чтобы наказать прогулявшего рабочую смену (или ее часть) работника, одного приказа о дисциплинарном взыскании недостаточно. Потребуется также учесть положения ст.

193 ТК РФ.Порядок применения взысканий Перед решением о применении того или иного вида дисциплинарного взыскания от учащегося, допустившего проступок, истребуется письменное объяснение по факту. В случае, если он отказывается от дачи объяснений и не предоставляет его в течение трех дней – руководство школы составляет соответствующий акт. При этом отказ от объяснений никак не влияет на применение взыскания.

Меры наказания в школах могут быть применены не позднее месяца с момента выявления проступка, совершенного учеником.

При этом не учитывается период, в течение которого он отсутствовал в школе на «законных основаниях» — каникулы, болезнь, академический отпуск или отпуск по беременности.

Кроме того, не идет во внимание время рассмотрения проступка родительским комитетом и советом школы, но не более 7 учебных дней.

Применение дисциплинарного взыскания должно оформляться приказом директора школы.Наименование документа Дата включения документа в личное дело Количество листов Дата изъятия документа Кем изъят документ, по какой причине 1 2 3 4 5 Личное дело сформировано: дата подпись Документы приняты / / подпись ФИО Родитель (законный представитель) / / подпись ФИО Приложение к приказу №23/1-од, от 01.01.2001г СОСТАВ И ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ЛИЧНЫХ ДЕЛАХ ВОСПИТАННИКОВ 1.

Опись документов, имеющихся в личном деле воспитанников. 2. Заявление о приеме ребенка в ДОУ 3.

Свидетельство о рождении (копия) 4. Медицинские документы о состоянии здоровья.

5. Паспорт родителя (законного представителя) 6.

Страховое свидетельство (снилс) 7. Договор о сотрудничестве родителей (законных представителей) с ДОУ 8.Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения.В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения.В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. Наложение дисциплинарного взыскания оформляется приказом (распоряжением) работодателя.Для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания, которые оговариваются отдельными нормативными актами.

В соответствии со статьей 193 Трудового Кодекса РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.В избранноеОтправить на почту Приказ о дисциплинарном взыскании составляется в случае необходимости наказания нерадивого сотрудника за нарушение дисциплины. В нашей статье расскажем о структуре, условиях и основаниях его оформления. Форма приказа о применении дисциплинарного взыскания Когда в приказе работодателя объявляется взыскание сотрудникам?

Итоги Форма приказа о применении дисциплинарного взыскания Строго установленной законом формы приказа о дисциплинарном взыскании не существует.

Отсутствуют и специальные требования к его объему, содержанию и структуре. Каждая фирма устанавливает форму такого документа самостоятельно и пользуется ею во всех случаях оформления дисциплинарных взысканий вне зависимости от разновидности проступка работника или вида взыскания.В соответствии со статьей 194 Трудового Кодекса РФ если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Т.е. по истечении года взыскание снимается автоматически без издания какого-либо специального приказа.

При этом если на работника, уже имеющего взыскание, налагается новое взыскание до снятия первого, учитываются оба взыскания. Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников. Ходатайство оформляется в письменной форме на имя руководителя организации.На что обратить особое внимание Сотрудник может быть подвергнут взысканию только при:

  • нарушении им должностных инструкций
  • нарушении им официально установленных и утвержденных норм трудового распорядка,
  • нарушении им соблюдения техники безопасности.
  • нарушении им требований по охране труда

Приказы, отданные сотруднику, пусть даже в письменном виде, не должны выходить за рамки его функциональных обязанностей.

Тем более, нельзя накладывать взыскания за неисполнение общественных поручений, личных просьб или за проступки, совершенные им в нерабочее время (исключение может составить аморальное деяние, подпадающее под действие ст. 81 п. 8). Чтобы избежать недоразумений, в обязательном порядке все сотрудники должны быть ознакомлены с положениями коллективного договора, правилами внутреннего распорядка.Сидорова под подпись.Основания: служебная записка начальника службы безопасности от 14.03.2018, объяснительная записка С.С. Сидорова от 14.03.2018. Директор Петров П.П.

С приказом ознакомлен С.С.Сидоров ПРИКАЗ О снятии дисциплинарного взыскания и меры материального воздействия На основании ходатайства главного инженера ООО «Планета» Николаева Н.Н.

от 07.07.2018, учитывая добросовестное выполнение своих должностных обязанностей Сергеевым С.С. и руководствуясь ст. 194 Трудового кодекса РФ ПРИКАЗЫВАЮ:1. Снять дисциплинарное взыскание в виде выговора, ранее наложенное Приказом № 352к 03.02.2018 года, с Сергеева Сергея Сергеевича, начальника ремонтного участка.2.Снять меру материального воздействия в виде не выплаты вознаграждения по итогам работы за 2018 год.

с Сергеева С.С. ранее наложенную Приказом № 352к 03.02.2018 года, табельный № 689.3. Делопроизводителю отдела кадров ООО «Планета» в течение одного рабочего дня подготовить копию приказа и направить в отдел кадров, бухгалтерию.4. Главному инженеру ООО «Планета» ознакомить Сергеева С.С.

с данным приказом в течение трех рабочих дней под расписку н направить копию приказа с распиской об ознакомлении в отдел кадров.Заместитель директора по персоналу К.К. Алексеев ПРИКАЗ О досрочном снятии дисциплинарного взыскания На основании ходатайства руководителя отдела маркетинга Сидоренко В.В. от 17.12.2018 ПРИКАЗЫВАЮ:1. Приказ №96-к от 24.10.2018 г об объявлении маркетологу Константинову К.К.замечания за отсутствие на рабочем месте в течение 5 часов подряд отменить.2.

Считать Константинова К.К. не имеющим дисциплинарного взыскания.3. С настоящим приказом Константинова К.К.

ознакомить под расписку.Основание: ходатайство руководителя отдела маркетинга Сидоренко В.В. Поддержание трудовой дисциплины во вверенном ему учреждении – важнейшая обязанность каждого руководителя. От этого напрямую зависит: Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен!

  1. безопасности труда.
  2. социальный микроклимат,
  3. авторитет начальника,
  4. общая эффективность работы всей организации,

Статистика показывает, что подавляющее большинство чрезвычайных ситуаций, приводящих к срывам работ, авариям или даже катастрофам происходит именно по причине тех или иных нарушений дисциплины сотрудниками.

Основой дисциплинарной практики руководства должны являться меры поощрения и убеждения. Однако, к сожалению, нередко приходится прибегать и к взысканиям.Они в свою очередь, а также родители учащегося в течение месяца обязаны позаботиться о продолжении его образовательного процесса. Обжалование применения мер дисциплинарного взыскания В случае, если ученик, его родители или законные представители не согласны с решением о наказании, могут обжаловать его в специальную комиссию, занимающуюся урегулированием споров между участниками образовательного процесса.

Решение данной комиссии является обязательным для исполнения.

Однако, и ее решение можно обжаловать в законном порядке. Такая комиссия создается в той же школе из числа родителей или законных представителей учеников и работников учреждения. Причем количество тех и других должно быть одинаковым.

Приказ о проведении служебной проверки

9 декабря 2018В ходе исполнения должностных обязанностей работники несут ответственность за вверенное имущество и оборудование. Если в результате чрезвычайных происшествий была обнаружена потеря или порча имущества компании, руководство инициирует служебную проверку.Главная цель мероприятия – изучение обстоятельств происшедшего и поиск виновных лиц.

По результатам определяется степень ответственности сотрудника:

  1. проступок дисциплинарного характера;
  2. преступление.
  3. правонарушение;

От этого будет зависеть применяемая в его отношении мера наказания.Вам может быть интересно: Назначение внутренней проверки регламентировано статьями 192-195 ТК РФ.

Инициировать ее можно по таким причинам:

  1. нарушение трудовой дисциплины и техники безопасности;
  2. халатное исполнение или неисполнение должностных обязательств;
  3. нанесение ущерба финансовым активам организации;
  4. потеря или порча материальных и имущественных ценностей в рабочее время;
  5. рассекречивание информации, являющейся коммерческой тайной.

Согласно нормам трудового права (ст.

247 ТК), работодатель провинившегося сотрудника обязан провести внутренний аудит в целях установления вины гражданина и определения суммы возмещения причиненного вреда.Под размером ущерба понимают стоимость поврежденного оборудования, рабочего места и других физических объектов.

Потенциальная прибыль, утерянная в результате остановки производства из-за нарушения, не классифицируется как нанесенный ущерб.Работа комиссии по расследованию деталей и обстоятельств произошедшего нарушения оформляется документально:

  1. Члены комиссии утверждаются распоряжением руководителя. Она может состоять из сотрудников предприятия, но не запрещается привлекать представителей сторонних аудиторских организаций.
  2. Издается приказ о служебном расследовании. С его содержанием обязательно знакомят всех упомянутых лиц: состав комиссии, работник, ведущий документацию, провинившийся сотрудник, представитель профсоюза (при его наличии на предприятии).
  3. Директор или ответственное за аудит лицо запрашивает письменное объяснение работника о произошедшем нарушении.
  4. Назначается ответственный за ведение документации о ходе проверки.

ВАЖНО!

Если виновный в нарушении отказался предоставлять докладную записку, составляется соответствующий акт в присутствии двух свидетелей.После документального оформления экспертная комиссия приступает к работе.

По ее результатам собирается заседание, где объявляют:

  1. причину нарушения;
  2. размер ущерба в денежном эквиваленте;
  3. перечень лиц, несущих ответственность за порчу или утрату имущества.

По окончании заседания составляется акт проверки, в котором выносится решение о наказании провинившемуся сотруднику.ВНИМАНИЕ!

Перед утверждением выбранной меры наказания и суммы взыскания ущерба директору необходимо обратиться в профсоюз за одобрением. Без учета мнения этого органа работник сможет обжаловать вынесенное наказание в трудовой инспекции и признать его недействительным.Если же в организации профсоюза нет, руководитель может сразу издавать акт.Служебная проверка должна быть проведена в течение месяца со дня издания приказа о назначении, когда ее инициирует руководство. Если же расследование было начато на основании поданной сотрудником служебной записки, отсчет идет с момента ее получения.Из этого срока исключаются дни, когда провинившийся сотрудник был временно нетрудоспособен или находился в отпуске.

Также не учитывается период, необходимый комиссии для подготовки и оглашения результатов аудита. В любом из вариантов задержка не может составлять более полугода.Вам может быть интересно: В Трудовом кодексе нет унифицированной формы приказа о назначении внутренней проверки. Можно составить его в свободной форме или использовать внутренний бланк предприятия.В содержание включается:

  1. Реквизиты документа, выступившего основанием для издания приказа: регистрационный номер и дата составления.
  2. Дата написания приказа и его вступления в силу (если они отличаются).
  3. Ф. И. О. и должность ответственного за контроль исполнения приказа.
  4. Подписи всех фигурирующих в распоряжении лиц и руководителя.
  5. Полное наименование предприятия с указанием его формы.
  6. Перечень лиц, входящих в состав комиссии, их должности, Ф. И. О., цели и задачи для каждого.
  7. Сведения о произошедшем нарушении: краткое описание, Ф. И. О. и должность работника, дата инцидента.

ВНИМАНИЕ!

Документ может составляться как в письменной, так и в печатной форме, но все подписи ставятся собственноручно.

Правила и рекомендации ведения личных дел

Вы здесь Опубликовано 2014-02-14 17:08 пользователем hrconsul «Кадровик.

ру», 2013, N 4 ПРАВИЛА И РЕКОМЕНДАЦИИ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел: — обязательно ли вести личные дела? — на какие категории работников их заводить?

— какие документы помещать в личное дело?

— в какой последовательности располагать документы в личном деле? — как передавать личное дело на архивное хранение? Это надо знать. Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации. Есть компании, в которых личные дела не ведут.

Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника. Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер.

Есть правило о порядке расположения документов в личном деле:

«документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления»

. ——————————— Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций. М., 2002. Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы в деле следует располагать в следующей последовательности: — внутренняя опись документов дела; — дополнение к личному листку по учету кадров; — личный листок по учету кадров; — автобиография; — копии документов об образовании; — копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); — характеристика; — трудовой договор; — копия приказа о приеме на работу; — копии приказов о переводах, поощрениях. Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности. Например: — выписка из собрания трудового коллектива (если руководитель избирается трудовым коллективом) или решение совета директоров, решение общего собрания акционеров; — списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов заседаний ученого совета учебного заведения при избрании на должность, присвоении званий и т.

д. (для научных и научно-педагогических работников, замещающих должности на конкурсной основе). Далее в хронологической последовательности помещают копии документов: — подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.); — отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.).

Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника. Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат: — приказы руководителя организации — о служебном положении; — документы учебных заведений (дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты) — об образовании; — документы органов ЗАГС — об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.

Корректировать со слов работника записи в документах, помещенных в личное дело, нельзя.

Последний документ, помещаемый в личное дело, — копия приказа о прекращении трудового договора (увольнении). На копиях приказов по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении) ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (см.

пример 1). ——————————— Пункт 3.26 ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

Пример 1. Верно Менеджер по кадрам Соломина О. К. Соломина 11.02.2013 Заверительная надпись придает копии документа юридическую силу. Заверенные копии документов могут удостоверяться печатью кадровой службы или печатью организации.

В личное дело не рекомендуется помещать документы, хранящиеся до 10 лет (справки о состоянии здоровья, с места жительства, о предоставлении учебного отпуска и др.). Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе.

Оформление ее обложки включает: — наименование организации; — номер дела; — фамилию, имя, отчество сотрудника; — дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу); — дату окончания личного дела (дата увольнения); — количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив); — срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел.

Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени.

Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет . Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

——————————— Пункты «а», «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

М., 2010. В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение (см.

пример 2). Пример 2. Журнал учета личных дел N п/п Фамилия, имя, отчество Табельный номер Дата поступления на работу Структурное подразделение Должность (профессия) 1 2 3 4 5 6 Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.

Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел.

Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит

«отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел»

, где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего.

В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт.

Результаты проверки доводятся до руководителя организации. Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах.

Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров.

При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации.

На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе.

При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства.

В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан.

В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения. Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены. Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника.

Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы.

В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).

Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации.

Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.

Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом. Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией.

Обязательно указывается дата составления описи (см. пример 3). Пример 3. Форма внутренней описи документов дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. N ______________ N п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела При- меча- ние 1 2 3 4 5 6 Итого ___________________________________ документов.

(цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи __________________________. (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата В конце дела помещают лист-заверитель.

Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации.

Лист-заверитель имеет форму, установленную «Основными правилами работы архивов организаций» (см. пример 4). Пример 4. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____ В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов __________________________________________; пропущенные номера листов ________________________________________ + листов внутренней описи ________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа.

Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела. Количество листов указывается цифрами и прописью, причем сначала пишут количество листов дела, затем ставят знак «+» и количество листов внутренней описи. Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи.

Это могут быть: — литерные и пропущенные номера; — наклеенные листы (если их нет, ставится прочерк); — номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов. Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял. В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения (в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т.

д.), составляется акт, изменения вносят в лист-заверитель со ссылкой на акт.

Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело. Главное условие — дело не должно превышать 250 листов.

Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле. Порядок ведения личных дел государственных служащих более четко определен федеральным законодательством.

Личное дело государственного служащего — это основной документ учета государственных служащих, содержащий информацию обо всей его трудовой деятельности.

Порядок ведения личных дел и состав документов в них определен в Указе Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 .

——————————— Пункты 6 — 10 Указа Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640

«О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»

(в ред. Указов Президента РФ от 31.05.1999 N 680, от 23.10.2008 N 1517). Законом установлены правила ведения личных дел для этой категории работников: 1.

Личные дела ведутся на всех государственных гражданских служащих. 2. На государственного служащего заводится одно личное дело, которое передается в другую организацию в случае перевода служащего. 3. Установлены состав документов и порядок их размещения в личном деле: а) заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу; б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось; в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются; д) копии решений о присвоении государственных наград Российской Федерации, награждении Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются; е) медицинское заключение установленной формы; ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации; з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность; и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности; к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы; л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку; м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений; н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений; о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям; п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела; р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него; с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания; т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

Ведение нескольких личных дел на одного государственного служащего не допускается.

Государственным служащим предписано не реже одного раза в год знакомиться с документами их личных дел. Если после ознакомления с документами своего личного дела государственный служащий хочет дать пояснение, он дает его в письменном виде, которое помещается в личное дело. Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

Подводя итоги рассмотрения правил и рекомендаций по ведению личных дел, можно сделать ряд выводов: 1.

Ведение личных дел в негосударственных организациях основано на нормах обычного права, т.

е. на традициях и обычаях. Правовая база закрепляет лишь порядок передачи личных дел в архив организации.

2. Личные дела государственных гражданских служащих ведутся по правилам, закрепленным законодательством РФ.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+