Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Запису что проинфармировна как писать

Запису что проинфармировна как писать

Запису что проинфармировна как писать

В ЧЕМ РАЗНИЦА? Служебные, докладные и объяснительные записки


1 марта 2020 Деловая переписка в любом варианте — электронном или бумажном — является неотъемлемой частью рабочего процесса. На практике многие сталкиваются с трудностями при написании деловых записок, в частности, когда какая записка пишется и как ее правильно составить.

Часто любые служебные записки воспринимаются работниками в негативном ключе. До сих пор считается, что написание записки повлечет за собой какие-либо дисциплинарные взыскания.На самом деле это не так. Каждый вид деловой записки имеет разную цель составления и адресата.Давайте посмотрим, какие виды деловых записок есть, чем они отличаются и как правильно их составлять.Докладная записка — информационное сообщение о текущей рабочей ситуации, завершенной задаче или факте, которое включает мнение автора, его рекомендации или предложения и вывод.Кому пишется: вышестоящему лицу.

Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

  1. Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.
  2. Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме. Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.
  3. Отчетные — отчет вышестоящему коллеги о проделанной работе.

Докладная записка внесена в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) и является официальным управленческим документом. Потому такие записки имеют определенные правила составления.

Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.Что писать в содержании:Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.
Часто в компаниях пользуются шаблонами при оформлении записки, что упрощает работу и коммуникацию внутри компании.Что писать в содержании:Cтруктуру смысловой части можно разделить на 3:1 часть — описывают причины и мотивы, побудившие написать докладную.2 часть — разбирается ситуация и предлагаются пути решения.3 часть — высказывается четкое мнение о теме письма и просьба принять соответствующее решение.Важно четко обозначить просьбу в тексте, то есть то, чего вы хотите добиться с помощью этой записки.

Этот вид делового письма часто относят к разновидности докладной. Официального определения нет.

Служебная записка не включена в список информационно-справочной документации ОКУДа. На практике все иначе. Служебная записка наряду с объяснительной наиболее популярный вид в деловом письме.Служебная записка — это сообщение для взаимодействия внутри компании между сотрудниками, которые не подчиняются друг другу, то есть находятся на одном уровне в управленческой системе компании. Цель служебной записки — ускорить коммуникацию между подразделениями одной организации.Кому пишется: коллеге или руководителю из соседнего отдела, подразделения.

Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным.

Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения.

По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе. Ответственный за поиск ремонтников пишет на начальнику IT-отдела служебную записку с просьбой допустить до ремонта серверов таких-то людей.Или, бухгалтер составляет служебное письмо для оповещения отделов компании о смене реквизитов банка.Служебная записка всегда направлена на решение какой-либо ситуации или информирование сотрудников.

Объяснительная записка — короткое письмо, объясняющее причины случившейся ситуации или факта. Статья 193 ТК РФ определяет объяснительную записку как обязательный документ, которым сопровождаются дисциплинарные взыскания. Руководство компании вправе потребовать написать «провинившегося» сотрудника такую записку и назначить какое-либо «наказание».Кому пишется: руководителю.Что писать: структура письма состоит из 2-х смысловых блоков.

В первом описывают причины написания объяснительной, во втором — объясняют их.Объяснительные записки — это ответ на реакцию, претензию со стороны руководства.

Например, за опоздание, невыполнение задания или как объяснение сложившейся внештатной ситуации (ДТП с участием служебного автомобиля, кража имущества или офисной техники и пр.).

Деловые записки еще разделяют на внутренние и внешние. Докладная записка может быть составлена для взаимодействия с внешними структурами. Служебной и объяснительной пользуются только для внутренней связи между отделами и сотрудниками.

Внешние записки оформляются на официальном бланке компании, для внутренних можно использовать бумагу формата А4.Структура письменного сообщения выглядит практически одинаково.

Вот какие элементы должны быть указаны в записке:

  1. Смысловой блок ( причина составления, предложения, вывод)
  2. Дата написания
  3. ФИО, должность составителя, его подпись.
  4. Адресат (Название компании, ФИО, должность начальника)
  5. Название документа («докладная записка», «объяснительная записка», «служебная»)

Для наглядности отличий между видами записок, мы составили .

Как написать объяснительную записку

ПодписатьсяНе сейчас

Краткое содержание:

  1. в суд о том что мы действительно работали вместе.

Если Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет:Бесплатно с мобильных и городскихБесплатный многоканальный телефонЕсли Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните по бесплатному многоканальному телефону , юрист Вам поможетСоветы юристов:г. Санкт-Петербург • Вопросов: 324.07.2020, 11:36В случае если организация хочет наложить на работника дисциплинарное взыскание, объяснительная записка написана, они просят подписания акта на момент которого работника был на больничном, и не увольняют работника в положенный срок.вопрос №17616249 прочитан 8 раз Адвокат отзывов: 4 187•ответов: 6 464•г.

Ростов-на-Дону 24.07.2020, 12:09 Никто не может заставить Вас подписать такой акт.

А после истечения двух недель после подачи заявления об увольнения по собственному желанию работник может не выходить на работу. Задать вопросВам помог ответ: ДаНетг. Йошкар-Ола • Вопросов: 207.07.2020, 09:24Работодатель в лице специалиста отдела кадров просит написать объяснительную записку на тему нецелевого использования интернет трафика в рабочее время и на рабочем месте.

Йошкар-Ола • Вопросов: 207.07.2020, 09:24Работодатель в лице специалиста отдела кадров просит написать объяснительную записку на тему нецелевого использования интернет трафика в рабочее время и на рабочем месте. Сегодня планируется подписать доп.

соглашение к договору об увольнении по согласию сторон на сегодняшний день.

Что мне грозит, если я откажусь писать записку?вопрос №17564202 прочитан 2 разa Юрист отзывов: 53 044•ответов: 109 834•г. Екатеринбург 07.07.2020, 09:51 Ничем вам это не грозит, можете не писать.

Задать вопросВам помог ответ: ДаНетг. Екатеринбург • Вопросов: 102.06.2020, 16:40Прошу вас помочь составить объяснительную записку.

Клиент написал жалобу за то что я ответила большим шрифтом. Мое руководство сочло это за нарушение трудовой дисциплины. Ранее я не писала объяснительных и не знаю как грамотно это сделать.

Я не считаю, что нарушила регламент компании.

В их же понимании это именно так.

Прошу объяснить как правильно составить объяснительную. Заранее благодарю за помощь.вопрос №17438059 прочитан 5 раз Юрист на сайтеотзывов: 52 981•ответов: 110 046•г.

Барнаул 02.06.2020, 16:41 В объяснительной ссылайтесь на трудовой договор и должностную инструкцию.

Задать вопросВам помог ответ: ДаНет Фирма отзывов: 96•ответов: 152•г. Краснодар 02.06.2020, 16:46 Здравствуйте!

Если в вашей должностной инструкции не регламентирован размер шрифта документа, либо нет ссылки на нормативные акты, регулирующие правила составления документов, то в объяснительной записке необходимо указать, что вы при выполнении трудовой функции руководствуетесь должностной инструкцией, в которой не прописаны рассматриваемые требования.

УточнитьВам помог ответ: ДаНетг. Екатеринбург • Вопросов: 327.04.2020, 09:44Зачем на, альство просит написать объяснительную записку при увольнение по собственному желанию.вопрос №17290001 прочитан 8 раз Юрист отзывов: 3 237•ответов: 6 656•г.

Кемерово 27.04.2020, 10:03 Возможно, таким образом оно подстраховывается от ситуации, когда Вы уволитесь по собственному желанию, а потом заявите, что написали такое заявление под давлением и восстановитесь на работе + взыщете компенсацию А вообще требовать объяснительную в данной ситуации незаконно. УточнитьВам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 113•ответов: 185•г.

Новосибирск 27.04.2020, 10:06 Добрый день! Требование начальства незаконно, такие объяснительные после увольнения могут быть использованы против вас. Задать вопросВам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 9 948•ответов: 17 112•г.

Оренбург 27.04.2020, 10:14 Здравствуйте, Максим!

О какой пояснительной записке идет речь? Согласно ТК РФ Вы можете свободно уволиться по собственному желанию.

Закон не обязывает Вас объяснять причины увольнения. Задать вопросВам помог ответ: ДаНетг. Москва • Вопросов: 118.01.2020, 17:20Меня попросила зам. директора написать объяснительную записку, почему вместо соблюдения инструкции по охране жизни и здоровья воспитанников, Вы повели их на площадку, где была наледь?вопрос №16803589 прочитан 5 раз Юрист отзывов: 30 093•ответов: 58 571•г.

директора написать объяснительную записку, почему вместо соблюдения инструкции по охране жизни и здоровья воспитанников, Вы повели их на площадку, где была наледь?вопрос №16803589 прочитан 5 раз Юрист отзывов: 30 093•ответов: 58 571•г.

Новосибирск 18.01.2020, 17:33 Пишите в произвольной форме по обстоятельствам происшедшего.

УточнитьВам помог ответ: ДаНет Адвокат на сайтеотзывов: 13 980•ответов: 41 502•г. Москва 18.01.2020, 18:48 Здравствуйте!

Вполне обоснованное требование руководства. Надо предоставить объяснительную. УточнитьВам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 1 523•ответов: 2 950•г.

Уфа 18.01.2020, 22:40 Людмила, продумайте хорошо текст объяснительной. Если произошло ЧП в связи с этим выходом, надо предполагать что потом последуют определенные действия в отношении Вас, как работника. УточнитьВам помог ответ: ДаНетг.

Брянск • Вопросов: 123.11.2019, 22:3318 мая у меня было ДТП я управлял автомобилем работодателя т.е.дорожно уборочной машиной. После ДТП был составлен европротокол т.к повреждения были мелкие. Когда я приехал на базу я отдал европротокол механику и ещё написал объяснительную записку механику и в службу безопасности движения, через полгода мне пришло письмо из страховой компании где сказано что я должен оплатить ущерб страховой компании.

Я хотел бы узнать должен я это делать или нет?вопрос №16595250 Адвокат отзывов: 31 661•ответов: 70 866•г. Мурманск 23.11.2019, 22:44 Нужно знакомиться с материалами дела, что бы ответить на Ваш вопрос.-ст.

779 ГК РФ. УточнитьВам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 1 575•ответов: 3 243•г. Москва 24.11.2019, 13:13 Здравствуйте.

Европротокол НЕДЕЙСТВИТЕЛЕН, если один из автомобилей, участвовавших в ДТП принадлежит юридическому лицу. Такое ДТП оформляется только сотрудниками ДПС. Видимо, это и послужило причиной обращения страховой компании к Вам.

В суде в требованиях страховой к Вам откажут, так как, скорее всего, Вы работаете по трудовому договору, и материальную ответственность перед потерпевшими несёт Ваш работодатель — владелец уборочной машины. С него и взыщут ущерб. Но самое печальное в этой ситуации то, что, раз Вы признаны виновным в ДТП, то Ваш работодатель, выплатив ущерб потерпевшему по решению суда, ОБРАТИТСЯ С ИСКОМ К ВАМ для взыскания выплаченной суммы, И СУД УДОВЛЕТВОРИТ ЭТОТ ИСК. (текст отредактирован 24.11.2019, 13:14) Задать вопросВам помог ответ: ДаНетг.

Санкт-Петербург • Вопросов: 112.11.2019, 23:54Моего ребенка уроке учитель потребовал написать объяснительную записку потому что он не был в спортивной форме. Объяснение было, но учитель проигнорировал ребёнка. Правильно ли это?вопрос №16551014 прочитан 2 разa Юрист отзывов: 2 291•ответов: 4 359•г. Санкт-Петербург 13.11.2019, 14:35 В обязанность Администрации школы — должна создавать необходимых условий для полной реализации требований к уровню подготовки по предмету физической культуры, [u]создавать условия, которые позволят детям чувствовать себя на уроке комфортно, как психологически, так физически,[/u] смело идти на урок физкультуры, не стесняться своих сверстников с более высоким уровнем физической подготовленности, сохранять и укреплять здоровье учащегося и повышать спортивные достижения, [u]способствовать укреплению здоровья школьников в том числе и психического, повышать мотивацию к занятиям физкультурой и спортом, здоровому образу жизни[/u].

Санкт-Петербург 13.11.2019, 14:35 В обязанность Администрации школы — должна создавать необходимых условий для полной реализации требований к уровню подготовки по предмету физической культуры, [u]создавать условия, которые позволят детям чувствовать себя на уроке комфортно, как психологически, так физически,[/u] смело идти на урок физкультуры, не стесняться своих сверстников с более высоким уровнем физической подготовленности, сохранять и укреплять здоровье учащегося и повышать спортивные достижения, [u]способствовать укреплению здоровья школьников в том числе и психического, повышать мотивацию к занятиям физкультурой и спортом, здоровому образу жизни[/u]. Вопрос в другом, почему в школах отсутствуют в наличии комплекты дополнительных спортивных форм и происходит психологическое унижение ребёнка перед всем классом.

Задать вопросВам помог ответ: ДаНетг. Волгоград • Вопросов: 407.11.2019, 10:17Начальник требует объяснительную, но твердо уверен, что не виноват. В таком случае я могу вместо объяснительной написать служебную записку?

Или это не имеет значения?вопрос №16526121 прочитан 1 раз Юрист отзывов: 12 849•ответов: 25 110•г. Санкт-Петербург 07.11.2019, 11:07 Здравствуйте. Если речь идёт о дисциплинарном взыскании, то руководитель обязан предложить Вам написать объяснительную.

Если Вы откажетесь, будет составлен соответствующий акт. Вам в объяснительной необходимо указать все обстоятельства дела.

Это должна быть именно объяснительная. УточнитьВам помог ответ: ДаНетг. Санкт-Петербург • Вопросов: 303.11.2019, 09:01Работаю 2 в день 2 в ночь по 12 часов, отсыпной, выходной.

Раньше не официально разрешали за переработанные часы отдых. Теперь прислали требование написать объяснительные записки, почему нас не было на работе.вопрос №16505026 Юрист отзывов: 7 150•ответов: 12 663•г. Новосибирск 03.11.2019, 09:17 Знач. ит не табелируют ваше рабочее время кадры. Может по причине, что ваш нач.
Может по причине, что ваш нач. не пишет информацию им. Напишите, можете обратиться в трудовую инспекцию, если спор зайдет дальше.

УточнитьВам помог ответ: ДаНетг. Тула • Вопросов: 125.10.2019, 21:40Меня сегодня на работе директор магазина магнит заставила написать объяснительную записку, что я украла у них деньги 500 рублей, хотя я этого не делала, она мне сказала что если я не признаю свою вину, и не верну ей деньги, она вызовет полицию и уволит меня по стать, я испугалась и отдала свои личные деньги, что мне теперь можно сделать? Могу ли я завтра пойти в полицию и рассказать им,что они меня насильно заставили признаться в том что я не совершала.вопрос №16476232 прочитан 14 раз Юрист отзывов: 590•ответов: 868•г.

Калининград 25.10.2019, 23:00 Это гражданско-правовые отношения с нанимателем.

Просто вас напугали, а полиция не вправе устанавливать вашу вину, ее устанавливает суд. Задать вопросВам помог ответ: ДаНетг.

Воронеж • Вопросов: 118.09.2019, 21:06Я работаю участковой педиатрической мед. сестрой. Главный врач обязывает меня брать подработку школьной мед. сестры и мед. сестры дет. садов.

Сначала я согласилась, но отработав так 3 мес. поняла, что мне тяжело и я не успеваю делать свою основную работу. После моего отказа глав. Врач требует, что бы я написала объяснительную записку.

Какими законами я должна руководствоваться для отказа от подработки?вопрос №16326815 Юрист на сайтеотзывов: 2 767•ответов: 2 959•г. Санкт-Петербург 18.09.2019, 21:20 Здравствуйте! В соответствии со статьёй 4 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) принудительный труд запрещён.

В соответствии со ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ (статья 72.2) и иными федеральными законами. С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определённой трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату.

Таким образом, по общему правилу, возложение на работника дополнительной работы, возможно только с согласия работника и за дополнительную плату.

Так что в объяснительной можете сослаться на то, что не желаете больше работать по внутреннему совместительству по другой должности, в том числе можно сослаться на вышеприведённые статьи ТК РФ. Принуждать Вас к работе по другой должности работодатель не вправе.

(текст отредактирован 18.09.2019, 21:21) УточнитьВам помог ответ: ДаНетг.

Ставрополь • Вопросов: 102.09.2019, 12:38Я не указала счёт в справке о доходах так как думала, что при полном погашении кредита он автоматически закрылся. Теперь надо написать объяснительную записку, но я не знаю как ее сформулировать грамотно.вопрос №16261666 прочитан 2 разa Юрист отзывов: 153•ответов: 257•г.

Абакан 02.09.2019, 13:15 Ровно так и напишите, (что не указали ошибочно по причине, того что считали счет кредитным до 500/т.р.)и дайте согласие на упрощенную систему рассмотрения (так будет замечание). Задать вопросВам помог ответ: ДаНетг. Омутинское • Вопросов: 429.07.2019, 08:34Меня интересует, у нас на работе просят написать объяснительную записку за систематическое невыполнение платных услуг, платные услуги у нас считаются по квартально, я вышла на работу 22 марта т.е я полностью отработала только 2 квартал, и по итогу я не выполнила один квартал, обязана ли я писать объяснительную и тем более на устный запрос заведующей?вопрос №16126579 прочитан 7 раз Юрист отзывов: 5 101•ответов: 11 342•г.

Ижевск 29.07.2019, 08:44 Смотрите ваш трудовой договор и внутренние инструкции. Задать вопросВам помог ответ: ДаНетг.

Нижний Новгород • Вопросов: 305.07.2019, 14:42Мне надо написать объяснительную записку в ФСС, почему я не получала ежемесячную выплату по уходу за ребёнком в течение полутора лет?вопрос №16024149 прочитан 9 раз Юрист на сайтеотзывов: 3 501•ответов: 6 508•г. Москва 05.07.2019, 14:46 Здравствуйте! Обращайтесь к юристам сайта в личном сообщении.

Задать вопросВам помог ответ: ДаНет Фирма ООО «Гелиос» отзывов: 7 097•ответов: 12 588•г. Вологда 05.07.2019, 14:47 Здравствуйте! А по какой причине Вы не получали пособие?

Задать вопросВам помог ответ: ДаНетг. Махачкала • Вопросов: 101.07.2019, 10:58 в суд о том что мы действительно работали вместе.вопрос №15999794 прочитан 5 раз Фирма ООО «Гелиос» отзывов: 7 097•ответов: 12 588•г. Вологда 01.07.2019, 11:00 Здравствуйте!

Можно написать в произвольной форме. Задать вопросВам помог ответ: ДаНет Юрист отзывов: 928•ответов: 1 634•г. Санкт-Петербург 01.07.2019, 11:14 Добрый день!

Если Вы не хотите идти в суд или не можете, но Вам надо дать показания, подготовьте их в письменном виде, обратитесь к нотариусу. Он заверит Вашу подпись на показаниях.

Не забудьте указать суд, номер дела и фамилию судьи. УточнитьВам помог ответ: ДаНет Адвокат отзывов: 19 086•ответов: 41 793•г. Москва 01.07.2019, 11:14 Процессуальное законодательство не знает такого документа, как записка.

Вы либо в качестве свидетеля можете дать объяснения, либо в иной форме, смотря, что за дело (гражданское/уголовное) и кем Вы приходитесь по делу.

[b][i]С Уважением, адвокат – Степанов Вадим Игоревич.[/i][/b] УточнитьВам помог ответ: ДаНетЕсли Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните, юрист Вам поможет:Бесплатно с мобильных и городскихБесплатный многоканальный телефонЕсли Вам трудно сформулировать вопрос — позвоните по бесплатному многоканальному телефону , юрист Вам поможетЮристов онлайн Вопросов за суткиВопросов безответовПодписаться на уведомленияМобильноеприложениеМы в соц. сетях

© 2000-2020 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов. МоскваКомсомольский пр., д. 7Санкт-Петербургнаб.

р. Фонтанки, д. 59Екатеринбург:Нижний Новгород:Ростов-на-Дону:Казань:Челябинск:Администратор печатает сообщение

Как написать служебную записку?

Содержание В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста. Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях.

В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом. Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке. Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме. Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ. Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  1. о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.
  2. о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  3. об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
  4. об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  5. об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  6. о возражении в отношении его действий или намерений;

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом «УСД.

УСОРД. Требования к оформлению документов». Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты.

А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки: Вид документа Адресат Содержание Служебная записка Член коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник».

Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределами Чаще носит информационный или предупреждающий характер.

Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством. Докладная внутренняя Адресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальству Может носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.

Докладная внешняя В адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проект Обычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить. Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам. Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия. Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций.

Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

  1. Здесь универсальный бланком служебной записки
  2. Ознакомьтесь с типовым образцом служебной записки здесь —

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде.

И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно.

Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  1. избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  2. разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.
  3. решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;

Содержание этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы.

Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых. Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу.

Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную. Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными.

Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании. Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки.

Ознакомьтесь с . После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку.

Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

  1. если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  2. если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  3. если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
  4. если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с . Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно.

В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной. Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах.

Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении. Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

  • Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
  • Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
  • В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
  • Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.
  • Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
  • В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации. Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие.

Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов. Юрист коллегии правовой защиты.

Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+